امکانات VoIP

فناوری ویپ، تجربه ما از مکالمه تلفنی را دگرگون کرده است. امروزه به لطف VoIP، استفاده از تلفن ارزان‌تر شده و امکاناتی پیش روی‌مان قرار گرفته که پیش‌تر به این سادگی در دسترس نبود.

دایره امکانات ویپ، وسیع و متنوع است و بهره‌مندی از آن‌ها می‌تواند به پیشرفت شرکت‌ها و مجموعه‌های کاری کمک کند؛ به ویژه اگر مجموعه‌ای باشد که حجم تماس در آن بالا است، تلفن‌های بین‌المللی زیادی دارد و مدیران و کارشناسان آن باید به طور مداوم در کنفرانس‌های چندطرفه شرکت کنند.

در این مقاله قصد داریم تا به طور کامل و جامع در مورد امکانات VoIP صحبت کنیم. سپس چند نمونه از تلفن‌های ویپ را همراه با بعضی از قابلیت‌های آن‌ها به شما معرفی می‌کنیم. 

مشاوره با کارشناسان ایده‌آل گستر

ویپ چیست؟

ویپ انتقال صدا از طریق اینترنت است، یعنی شما به کمک اینترنت تلفن می‌زنید، تماس کنفرانسی (کنفرانس تلفنی) برگزار می‌کنید و ارتباط میان شماره‌های داخلی مجموعه را برقرار می‌کنید.

برای راه‌اندازی ویپ به تجهیزات خاصی نیاز است. برای نمونه، باید در مجموعه خودتان یک دستگاه سانترال ویپ نصب کنید تا گوشی‌های تلفن به ‌آن وصل شوند. هم‌چنین به گوشی‌های تلفن خاصی نیاز است که به آن تلفن تحت شبکه یا تلفن ویپ گفته می‌شود. استفاده از این گوشی‌ها مهم است، چون امکانات متعددی را در اختیار شما قرار می‌دهند. با این حال، می‌توان گوشی‌های تلفن معمولی را هم از طریق گیت وی به دستگاه سانترال ویپ وصل کرد و هزینه‌های خرید را کاهش داد.

درست است که برای راه‌اندازی سیستم جدید باید هزینه کرد و تجهیزات ویپ را خرید و نصب کرد، اما امکاناتی که در اختیار شما قرار می‌گیرد، ارزش آن را دارد. 

ویژگی‌ها و امکانات کاربردی VoIP

در این بخش به بعضی از جذاب‌ترین امکانات VoIP اشاره می‌کنیم:

پاسخگویی خودکار به تماس‌ها

یکی از بهترین ویژگی‌های ویپ، بهره‌مندی از منشی تلفنی است. برای این کار، صدا را از قبل ضبط کرده و برای پاسخگویی خودکار به مشتریان و مخاطبان آن را برنامه‌ریزی می‌کنید. به این ترتیب، عملا دیگر نیازی به منشی وجود ندارد.

این کار به چند دلیل مهم است. اول اینکه سیستم توانایی دارد زمانی که ترافیک تماس به حداکثر می‌رسد، به همه آن‌ها پاسخ دهد، بدون آن‌که خط تلفن شما اشغال شود.

یکی دیگر از کاربردهای این ویژگی، هدایت خودکار و برنامه‌ریزی شده مخاطب به بخش موردنظر است. شما می‌توانید شماره‌های داخلی بخش‌های مهم را به صورت صدای ضبط شده به سیستم وارد کنید تا افراد به سادگی به بخش موردنظر خود هدایت شوند، بدون آن‌که مزاحم سایر بخش‌های شرکت شوند.

فوروارد کردن تماس

فوروارد کردن، یکی از ویژگی‌های خوب برای مجموعه‌ها است که باعث می‌شود هیچ تماسی از دست نرود و تماس مشتری بدون پاسخ نماند. اگر این ویژگی را فعال کنید، تماس‌های ورودی که با خط شما گرفته می‌شوند، به صورت خودکار به شماره‌ای که خودتان انتخاب می‌کنید، هدایت می‌شوند.

این مورد زمانی کاربرد دارد که به هر دلیلی در محل کار یا پشت میز خود حضور ندارید و قصد دارید با هدایت کردن تماس‌ها به یک داخلی دیگر یا حتی شماره همراه خود، هیچ زنگی را از دست ندهید.

نگه داشتن و انتقال تماس (هولد یا ترانسفر)

نگه داشتن تماس و انتقال آن، یکی از ویژگی‌های عمومی است که معمولا در هر سیستم تلفنی وجود دارد. زمانی که فردی با شما تماس می‌گیرد، می‌توانید آن را در حالت هولد قرار دهید. در این حالت، فرد تماس‌گیرنده در انتظار قرار می‌گیرد، در حالی که تماس قطع نمی‌شود.

در حالت دیگر، شما می‌توانید در صورت پاسخ دادن، تماس را به شماره‌ای دیگر انتقال دهید که این کار با استفاده از کلید ترانسفر (transfer) انجام می‌شود.

ضبط مکالمات (Call recording)

ضبط مکالمات و تماس‌های ورودی یکی دیگر از امکانات VoIP است که برای اهداف مختلفی انجام می‌شود. گاهی اوقات ضبط تماس برای تیم بازاریابی یک شرکت از اهمیت بالایی برخوردار است، چرا که از این طریق نیازهای واقعی مشتری را شناسایی می‌کنند.

از طرف دیگر، اگر زمانی مشتری از پاسخگویی تیم پشتیبانی یا هر بخش دیگری ناراضی باشد، می‌توان صحت این موضوع را بررسی کرد. ضبط تماس‌ها هم در فضای ابری و هم در کارت‌های حافظه انجام می‌شود که استفاده از کارت‌های حافظه به دلیل دسترسی آسان، مناسب‌تر است.

صندوق صوتی (voicemail)

صندوق صوتی یکی از ویژگی‌های کارآمد و اساسی VoIP به‌شمار می‌رود که در اکثر سیستم‌های ویپ وجود دارد. با فعال کردن این حالت، در شرایطی که شما در دسترس نباشید، قابلیت پیام‌ گذاشتن برای تماس‌گیرنده فراهم می‌شود. مخاطب پیام خود را می‌گذارد و این پیام به ایمیل سازمانی شما ارسال می‌شود.

از این طریق می‌توان در کمترین زمان از پیام مشتری آگاه شده و به آن پاسخ دهید. حتی می‌توانید برای تماس‌گیرندگان، پیام‌های صوتی مناسبتی ایجاد کنید تا در موقع پیام گذاشتن، آن را بشنوند.

ترکیب شدن ویپ با سایر ابزارها

اتصال ویپ به سایر ابزارها مثل سیستم CRM (مدیریت ارتباط با مشتریان) می‌تواند عملکرد مجموعه را ارتقا دهد. برای نمونه، اطلاعات فرد تماس‌گیرنده به CRM منتقل می‌شود، کاری که برای تیم فروش بسیار مفید است، چرا که دسته‌بندی کردن مشتریان کاربردهای زیادی دارد.

کنفرانس صوتی

کنفرانس صوتی یکی از امکانات رایج و متداول در سرویس ویپ است. این ویژگی برای افرادی که دورکار هستند، بسیار کاربردی است. شما می‌توانید به وسیله کنفراس صوتی با ده‌ها نفر دیگر، یک جلسه غیرحضوری و از راه دور برگزار کنید.

کنفرانس صوتی باعث صرفه‌جویی در زمان و هزینه و افزایش راحتی و سرعت کار می‌شود.

کنفرانس تصویری

کنفرانس تصویری نسبت به کنفرانس صوتی از محبوبیت بالاتری برخوردار است. به این خاطر که علاوه بر شنیدن صدا، دیدن تصاویر همکاران‌تان می‌تواند بازده کار را بالا ببرد.

کنفرانس‌ تصویری هم‌چنین روابط دوستانه بین همکاران را افزایش داده و حس نزدیک بودن به یکدیگر را برای آن‌ها به وجود می‌آورد. توجه داشته باشید که برای ایجاد کنفرانس تصویری، نیاز اساسی به یک اینترنت پرسرعت و پایدار دارید.

علاوه بر این، با تلفن‌های ویپ می‌توانید اسناد و فایل‌های موردنظر خود مانند پاورپوینت را با دیگر کاربران به اشتراک بگذارید تا آن‌ها به صورت هم‌زمان بتوانند فایل را مشاهده کنند.

حالت DND

کلمه DND مخفف عبارت Do Not Disturb به معنای «مزاحم نشوید» است. این ویژگی زمانی کاربرد دارد که به هر دلیلی توانایی پاسخ دادن به تماس‌های ورودی را ندارید. با فعال کردن حالت DND، آن‌چه اتفاق می‌افتد به تنظیمات شما بستگی دارد. برای نمونه، می‌توانید طوری برنامه‌ریزی کنید که موقع تماس با شماره شما، تلفن اصلا زنگ نخورد یا می‌توانید آن را طوری تنظیم کنید که یک تک زنگ بخورد.

تماس‌های ورودی هم می‌تواند به صندوق صوتی منتقل شوند یا تماس گیرنده با پیام «مشترک موردنظر در دسترس نیست» روبرو شود.

امکان door phone یا دربازکن

این ویژگی به شما امکان می‌دهد تا با اتصال سرویس ویپ به آیفون ساختمان، به راحتی در را باز کنید. ویژگی door phone با آیفون‌های تصویری نیز سازگار است و به شما در شناسایی هویت فرد مراجعه‌کننده کمک می‌کند تا تصمیم بگیرید، در ساختمان یا منزل را برای او باز کنید. این ویژگی برای امنیت محل کار شما بسیار مفید است.

موزیک انتظار

اگر حجم تماس‌های ورودی شما زیاد است و تماس‌گیرندگان باید مدتی را در انتظار بمانند، می‌توانید با قرار دادن یک موزیک مناسب، مدت انتظار آن‌ها را راحت‌تر کنید. استفاده از آهنگ‌ انتظار، یکی دیگر از امکانات VoIP است که دست شما را در مدیریت بهتر تماس‌ها باز می‌گذارد.

نظارت بر تماس

فناوری ویپ یک امکان جذاب در اختیار مدیران قرار می‌دهد که آن، نظارت بر گفتگو بین کارشناس (اپراتور) با مشتری و دخالت در صورت نیاز است. این امکان سه شاخه دارد:

Call Monitor: مدیر می‌تواند بدون این‌که کارشناس یا مشتری متوجه شوند، به گفتگوی آن‌ها گوش دهد. این مساله به ویژه برای زمانی مناسب است که کارشناس یا اپراتور تازه‌کار است و مدیر می‌خواهد کیفیت عملکرد او را ببیند.

Call Whisper: مدیر می‌تواند بدون این‌که مشتری صدای او را بشنود، با کارشناس حرف بزند و به او مشاوره دهد تا بتواند پاسخ مشتری را بهتر و کامل‌تر دهد. 

Call Barging: مدیر می‌تواند وارد گفتگوی کارشناس و مشتری شود و با هر دو صحبت کند. به این ترتیب، مکالمه دونفره به یک کنفرانس سه طرفه تبدیل می‌شود.

مشاوره با کارشناسان ایده‌آل گستر

برخی از مزایای ویپ (VoIP)

در بخش قبل با مهم‌ترین امکانات ویپ آشنا شدیم. حالا برخی از مزایای سیستم ویپ را مورد بررسی قرار می‌دهیم. پیشنهاد می‌کنیم برای آگاهی بیش‌تر دراین‌باره، مقاله مزایای ویپ را مطالعه کنید.

هزینه‌ کمتر

به طور کلی استفاده از فناوری ویپ هزینه‌ به مراتب کمتری نسبت به سیستم‌های سنتی دارد؛ به ویژه اگر حجم تماس‌ها یا تعداد تماس‌های بین‌المللی مجموعه شما زیاد باشد. معمولا راه‌اندازی ویپ با کاهش قبض تلفن همراه است.

بهبود کیفیت پاسخگویی

استفاده از سیستم VoIP یکی از بزرگ‌ترین مشکلاتی را که با تلفن‌های سنتی دارید، حل می‌کند. هنگام استفاده از سانترال سنتی، در صورتی که کارمندان به هر دلیلی در شرکت حضور نداشته باشند (پایان ساعت کار و…)، نمی‌توان جواب تماس مشتری را داد.

راه‌حل برای این‌که همیشه و در همه حال پاسخگوی مشتریان باشیم، چیست؟ درست حدس زدید. از طریق فناوری ویپ می‌توان تماس‌های مشتریان را در هر زمان و از هر جای دنیا جواب داد.

توسعه‌پذیری

اگر زمان راه‌اندازی مرکز تلفن (سانترال)، به توسعه مجموعه خود فکر می‌کنید و این مساله را در نظر دارید که در آینده، شعبه‌های جدیدی افتتاح کنید، بهتر است از فناوری ویپ استفاده کنید، چون در آن برخلاف سانترال سنتی، امکان اتصال شعبه‌ها و دفاتر مختلف به هم وجود دارد.

با توجه به این‌که دسترسی به بعضی از امکانات ویپ به این بستگی دارد که چه نوع گوشی تلفنی دارید، در ادامه درباره گوشی‌های تلفن ویپ توضیح می‌دهیم.

مهم‌ترین شرکت‌هایی که تلفن ویپ تولید می‌کنند

شرکت‌های متعددی در تولید تلفن ویپ (تحت شبکه) فعال هستند. از معروف‌ترین آن‌ها می‌توان به سیسکو، یالینک، گرنداستریم، آوایا، پلی و… اشاره کرد. 

چند نوع تلفن ویپ داریم؟

یکی از نقاط قوت تلفن‌های اینترنتی این است که خدماتی به مراتب بیشتر از یک تلفن معمولی را ارائه می‌دهند. شما می‌توانید از طریق اینترنت با هر کسی و در هر جایی از دنیا ارتباط برقرار کنید در صورتی که طرف مقابل هم دسترسی به اینترنت داشته باشد.

این خدمات هم می‌توانند مانند لمس یک برنامه ساده باشند و هم می‌توانند برای سازمان‌های بزرگ یک فناوری پیچیده محسوب شوند.

تلفن‌های Voipبه طور کل به دو دسته مهم تقسیم می‌شوند:

1. تلفن‌های Voip که مبتنی بر سخت‌افزار هستند
2. تلفن‌های Voip که مبتنی بر نرم‌افزار هستند

تلفن‌های Voip مبتنی بر سخت‌افزار

تلفن‌های تحت شبکه که بر اساس سخت‌افزار کار می‌کنند، همان‌طور که از اسم آنها معلوم است، باید به عنوان یک دستگاه فیزیکی استفاده شوند. نمونه‌های مشخص این نوع Voip، همین تلفن‌های تحت شبکه هستند که ویژگی‌هایی از قبیل صفحه نمایشگر، اسپیکر و در برخی موارد صفحه‌های لمسی را دارند. تلفن‌های تحت شبکه می‌توانند امکاناتی از قبیل کنفرانس‌های صوتی و یا تصویری را برای کاربر فراهم کنند.

تلفن‌های Voip مبتنی بر نرم‌افزار

تلفن‌های تحت شبکه که بر اساس نرم‌افزار کار می‌کنند، بیشتر به عنوان برنامه‌های موبایلی شناخته می‌شوند. برنامه‌هایی از قبیل WhatsApp و Skype که به احتمال خیلی زیاد با آنها آشنایی دارید، می‌توانند روی موبایل یا سیستم کامپیوتر نصب شوند. روی موبایل که میکروفن وجود دارد و در سیستم‌های کامپیوتر هم در صورت نبود میکروفن، می‌توان یک هدست تلفن ویپ تهیه کرد و از طریق آن مکالمه را انجام داد.

نمونه‌هایی از تلفن‌های تحت شبکه

اکنون قصد داریم تا تلفن‌هایی که از Voip پشتیبانی می‌کنند را به عنوان نمونه به شما معرفی کنیم. از تلفن‌ های برند یالینک می‌توان به T19p E2، T21p E2 و T29g اشاره کرد که یکی از این سه محصول را مورد بررسی قرار می‌دهیم.

همچنین شرکت گرنداستریم هم رقیب بسیار جدی برای پاناسونیک و یالینک است. چرا که کیفیت ساخت بالای محصولات را مدنظر قرار داده و توجه زیادی به قیمت محصولات و امکانات آن کرده است. از محبوب‌ترین محصولات گرنداستریم می‌توان از GXP1625 و GXP1615 نام برد که یکی از این موارد را به طور مختصر به شما معرفی می‌کنیم. شما از طریق لینک های داده شده می توانید علاوه بر مشخصات هر محصول قیمت تلفن ویپ برندهای مختلف را نیز مشاهده کرده و با هم مقایسه کنید. 

برای آشنایی بیشتر با Sip و Voip مقاله “تفاوت بین Sip و Voip” را مطالعه کنید.

تلفن تحت شبکه T19P E2 یالینک

تلفن تحت شبکه برند یالینک SIP-T19P E2 یکی از محصولات پرفروش این شرکت به حساب می‌آید. با توجه به امکاناتی که دارد، نسبت به قیمت، یک محصول در حد خوب به شمار می‌رود. این تلفن دارای یک نمایشگر کوچک برای نمایش اطلاعات مهمی چون شماره تماس‌گیرنده، تاریخ و ساعت است.

یالینک برای امنیت بیشتر در انتقال داده‌ها، از پروتکل‌های امنیتی مانند HTTPS ، TLS و SRTP استفاده می‌کند. تلفن تحت شبکه یالینک مدل SIP-T19P E2 از محصولاتی است که توسط شرکت ایده آل گستر با گارانتی معتبر عرضه می‌شود.

تلفن تحت شبکه T21p E2 یالینک

تلفن یالینک T21p E2 از محصولات محبوب و مقرون به‌صرفه شرکت یالینک است که دارای دو پورت اترنت است. این تلفن مناسب شرکت‌های کوچک است که بتوانند کنفرانس سه طرفه ایجاد کنند.

این تلفن تمامی قابلیت‌های تماس از جمله انتقال تماس، مسدود کردن تماس و بسیاری از موارد دیگر را دارد. استفاده از HTTPS امنیت انتقال داده‌ها را افزایش می‌دهد. تلفن تحت شبکه یالینک T21p E2 را می‌توانید از شرکت ایده آل گستر تهیه کنید.

تلفن تحت شبکه T31p E2 یالینک

تلفن یالینک T31P محصولی مقرون به صرفه با ظاهری مدرن است. این تلفن از تکنولوژی PoE پشتیبانی می‌کند، دارای یک نمایش‌گر 2.3 اینچی است و به نوعی جایگزین مدل T21P است. از این رو نسبت به مدل قبلی تا حد زیادی ارتقا یافته است و کیفیت صدای HD و پشتیبانی از تکنولوژی Smart Noise Filtering سبب می‌شود در زمان مکالمات، شاهد بالاتری سطح از شفافیت صدا باشید. 

تلفن تحت شبکه گرنداستریم GXP1625

تلفن تحت شبکه گرنداستریم مدل GXP1625 از محصولات پرفروش بِرند گرنداستریم است که توسط شرکت ایده آل گستر با گارانتی معتبر ارائه می‌شود. این تلفن از ویژگی PoE استفاده می‌کند یعنی مبتنی بر اینترنت است.

کیفیت صدای HD در هر دو طرف مکالمه از دیگر خصوصیات GXP1625 است که عملکرد تلفن را تا حد زیادی افزایش می‌دهد. یک نمایشگر کوچک که اطلاعاتی از قبیل شماره تماس، تاریخ و ساعت را می‌توان مشاهده کرد. قیمت خرید تلفن GXP1625 نسبت به امکانات آن بسیار مناسب است.

تلفن تحت شبکه گرنداستریم GXP1615

از دیگر محصولات گرنداستریم، تلفن تحت شبکه GXP1615 است که از لحاظ امکانات بسیار شبیه به مدل GXP1625 است. کیفیت صدای فوق‌العاده و صدای اسپیکر فول دابلکس که مکالمات با کیفیت را بدون دخالت دست و از طریق اسپیکر فراهم می‌کند.

استفاده از پروتکل IPv6 امنیت دستگاه را افزایش داده و از طریق قابلیت PoE در مصرف برق صرفه‌جویی می‌شود. پشتیبانی از اکانت‌های SIP برای شرکت‌های بزرگ بسیار مناسب است و با اضافه شدن نیروی جدید، می‌توان یک شماره برای آن تعریف کرد.

مزایا و معایب Voip در یک نگاه

قطعا هیچ چیزی در دنیا نیست که بدون عیب و ایراد باشد. فناوری Voip هم از این قاعده مستثنی نیست. حال به طور مختصر و مفید قصد داریم تا با برخی از فواید و معایب استفاده از سیستم Voip بپردازیم.

خدمات تخصصی ویپ را از تیم حرفه‌ای ما بخواهید!

مشاوره و استعلام قیمت

شماره تماس با کارشناسان ایده آل گستر: 02181010

کلام آخر

در مجموع استفاده از Voip و امکانات آن به یکپارچه شدن سازمان و یا شرکت کمک بسیاری می‌کند. اینکه کارمندان از طریق یک شبکه با هم در ارتباط باشند، عملکرد و بهره‌وری آنها نیز افزایش پیدا می‌کند. همچنین هزینه‌های ارتباطی شما را حتی شده بسیار کم هم که باشد، کاهش می‌دهد. اگر تجربه‌هایی چه خوب و چه بد در استفاده از نرم‌افزارها یا سخت‌افزارهای Voip دارید حتما با ما مطرح کنید. خوشحال می‌شویم که نظرات شما را در مورد این فناوری بدانیم.

سوالات متداول