مزایای VoIP

سیستم VoIP چه مزیت‌هایی می‌تواند برای کسب و کار ما داشته باشد؟ آیا استفاده از VoIP می‌تواند تجارت ما را رونق دهد؟ ارتباط بین VoIP و عملکرد کارکنان و همچنین مشتریان به چه صورت است؟ و در کل تاثیرات مثبت استفاده از VoIP برای کسب و کار ما چیست؟

به این‌ سوالات و بسیاری از سوالات دیگر که ذهن شما را درگیر کرده، در این مقاله به آنها پاسخ داده شده است. قبلا در مورد اینکه ویپ چیست صحبت کرده بودیم؛ در این مقاله سعی شده تا مزایای ویپ و استفاده از آن به طور کامل توضیح داده شود. پس با ما همراه باشید تا در ارتباط برقرار کردن با مشتریان خود نسبت به سایر رقبای خود متمایزتر شوید.

سیستم ویپ VoIP به معنای لغوی “پروتکل صدا بر بستر اینترنت” است. تلفن‌های IP که امروزه استفاده‌های زیادی از آن می‌شود از همین طریق فعالیت می‌کنند. یعنی سیستم ویپ این امکان را به شما می‌دهد تا از طریق اینترنت، مکالمه تلفنی برقرار کنید.

با توجه به اینکه اخیرا استفاده از VoIP محبوبیت زیادی پیدا کرده و جالب است بدانید که این سیستم از اوایل سال 1970 به کار گرفته شد.

تلفن‌هایی مانند تلفن‌های تحت شبکه گرنداستریم که از قابلیت VoIP بهره می‌گیرند صدا را به بسته‌های کوچکتر تبدیل کرده و گیرنده از طریق اینترنت این بسته‌ها را دریافت می‌کند. در آخر این اطلاعات و داده‌ها به صدا رمزگشایی شده و گیرنده، صدا را از این طریق دریافت می‌کند. به عنوان مثال تلفن تحت شبکه گرنداستریم GXP1625 از پرفروش‌ترین مدل های برند گرنداستریم است که توانایی انجام این کار را دارد.

ویژگی‌ها و مزیت‌های VoIP

• کم کردن هزینه‌های ارتباطی
• افزایش دسترسی‌های ارتباطی
• پورتابل بودن یا قابلیت جابه‌جایی داشتن
• مقیاس‌پذیری بالا
• دارا بودن ویژگی‌های منحصر به فرد برای کسب و کارهای کوچک و بزرگ
• کیفیت صدای شفاف‌تر
• پشتیبانی و انجام دادن چندین کار

این‌ موارد بالا همگی از مزایای ویپ به شمار می‌روند، ولی اگر تمایل داشتید تا با امکانات ویپ آشنا شوید حتما مقاله “امکانات ویپ” را مطالعه کنید.

کم شدن هزینه‌های ارتباطی

یکی از اهداف مهم شرکت‌های کوچک و بزرگ و سازمان‌ها این است که بتوانند هر ساله هزینه‌های جانبی خود را کاهش دهند. این هزینه‌ها مربوط به هر بخشی می‌تواند باشد. از مهمترین آنها می‌توان به هزینه‌های تبلیغات، هزینه‌های نیروی انسانی و همچنین هزینه‌های ارتباطی اشاره کرد.

استفاده از سیستم VoIP جزء کاهش هزینه‌های ارتباطی است. یک موضوعی که درباره VoIP بسیار اهمیت دارد این است هزینه‌های صورتحساب تلفنی را تا حدی کاهش می‌دهد. ولی توجه داشته باشید که کاهش هزینه‌ها هیچ‌وقت تضمینی نیست، چرا که هر کسب و کاری شیوه متفاوت با نیازهای متفاوتی دارد.

اما چیزی که می‌توان به آن اطمینان داشت این است که اگر هزینه‌ها کمتر نشود، بیشتر هم نخواهد شد. این صرفه‌جویی در هزینه به دو صورت مستقیم و غیر مستقیم انجام می‌شود:

روش پس‌انداز مستقیم در استفاده از VoIP

زمانی که یک تجارت یا بیزینسی شکل می‌گیرد، اولین هزینه‌هایی که در مورد آن مطرح است، راه‌اندازی سیستم تلفنی برای مجموعه است. که قطعا برای شروع کار باید هزینه‌هایی را برای تهیه و راه‌اندازی یک سیستم تلفنی مناسب با کسب و کار خود انجام دهید. راه اندازی تلفن ویپ هم از این امر مستثنا نیست. 

هزینه‌های دستگاه سانترال یا PBX

دستگاه سانترال یا PBX سیستمی است که چندین تلفن را در یک شرکت به هم متصل می‌کند. درست است که در ابتدا شما یک بار برای خرید دستگاه سانترال اقدام می‌کنید، ولی در بلند مدت متوجه خواهید شد که هزینه‌های تلفنی زیادی را به صورت مستقیم کاهش می‌دهد. میلیون‌ها تومان پول تلفن که هر ساله می‌تواند با استفاده از PBX ذخیره و در امور دیگر استفاده شود. اگر اطلاعات کافی درباره سانترال ندارید، مطلب “دستگاه سانترال چیست” به طور کامل و جامع به آن پرداخته است.

اگر می‌خواهید همیشه در استفاده از سیستم‌های تلفنی خود آپدیت باشید، می‌توانید از قابلیت SIP (Session Initiated Protocol) استفاده کنید. این ویژگی به SIP Trunk نیز معروف است. SIP Trunk می‌تواند مسیرهای ارتباطی درون‌سازمانی و برون‌سازمانی شما را تا حد زیادی هموار کند. به طوری که هزینه‌ها کمتر شده و همچنین مدیریت خطوط داخلی و خارجی آسان شود. برای کسب اطلاعات بیشتر از SIP Trunk، مقاله “سیپ ترانک (Sip Trunk) و مزایا و معایب” را می‌توانید مطالعه کنید.

کاهش هزینه‌های سیم‌کشی

پهنای باند زیاد موجود در اتصالات باعث شده تا هزینه‌های سیم‌کشی تلفن کم شود. به این خاطر که سیستم VoIP اجازه می‌دهد که داده‌ها و صداها در همان کانال جابه‌جا شوند. در مباحث IT و مخابرات کلمه‌ای که برای این قابلیت به کار می‌برند، اصطلاح full-duplex است. معنای این ویژگی انتقال همزمان صدا و داده‌های مربوط به آن است که بیشتر تلفن‌های تحت شبکه رومیزی فقط با اتصال یک اینترنت می‌توانند به آن متصل شوند.

همچنین استفاده از قابلیت PoE باعث می‌شود تا محل‌های کار، به سیم‌کشی تلفن نیازی نداشته باشند. همان‌طور که مشخص است، انعطاف‌پذیر بودن VoIP یک امتیاز بسیار بزرگ برای کارآفرینان و مؤسسین مشاغل به حساب می‌آید.

هزینه‌های تماس

یکی دیگر از هزینه‌های مستقیم که VoIP بر روی آن اثر می‌گذارد، کاهش هزینه‌های تماس است. به هر حال تماس‌هایی که از طریق VoIP انجام می‌شود، ارزان‌تر از تماس‌های تلفنی شبکه عمومی یا PSTN یا شبکه تلفن سنتی است.

در سال‌های دور اکثر شرکت‌ها با پهنای باند و سرعت اینترنت مشکلات زیادی داشتند ولی اکنون شاهد هستیم که هر روز سرعت اینترنت رو به بهبودی و پیشرفت است. آمارهای جهانی نشان‌دهنده آن است که کسب و کارهای کوچک می‌توانند هزینه‌ها و صورت‌حساب تلفن خود را به میزان حدود 60 درصد کاهش دهند که این مقدار قابل توجهی در طی سال می‌تواند باشد.

از همه مهم‌تر اینکه تماس‌های بین‌المللی نیز تا 90 درصد کم می‌شود. اگر سالیانه این هزینه‌ها را حساب کنید متوجه می‌شوید که رقم سنگینی می‌شود. اگر یک بیزینس بین‌المللی دارید، بدون شک استفاده از VoIP برای شما به‌صرفه خواهد بود.

سایر هزینه‌ها

در برخی موارد سرویس VoIP، سایر هزینه‌های مستقیم مانند هزینه‌های نگهداری، تعمیر و مالیات را کاهش می‌دهد. هزینه‌های نگهداری از طرف شرکت‌های خدمات‌دهنده این سیستم، اغلب به صورت اشتراک ماهیانه هستند که می‌توانید از آنها استفاده کنید.

خرید تجهیزات ویپ

روش پس‌انداز غیر مستقیم در استفاده از VoIP

اکنون روش غیر مستقیم را بررسی می‌کنیم. روشی که شاید سخت‌تر از روش مستقیم باشد ولی به هیچ وجه نباید نادیده گرفته شود چرا که در بلند مدت ارزش خود را نشان می‌دهد. هزینه‌هایی که به طور غیر مستقیم، سیستم VoIP می‌تواند اثرگذار باشد به چند شکل انجام می‌شود:

صرفه‌جویی در هزینه‌ها با استفاده از دورکاری

زمانی که کارکنان یک شرکت از سیستم VoIP استفاده می‌کنند، می‌توانند از راه دور هم با شرکت ارتباط داشته باشند. یعنی VoIP توانایی انجام دورکاری را به افراد می‌دهد. این مسئله مدیون امکانات بسیار زیاد VoIP از قبیل انتقال تماس، انتظار مکالمه، ایجاد کنفرانس و تماس ویدیویی است که از طریق تلفن‌های سنتی قابل اجرا نیست.

مطالعات زیادی در این زمینه انجام شده که نشان می‌دهد استفاده از VoIP برای دورکاری، بهره‌وری کارمندان را افزایش داده و همچنین در استفاده از فضای محل کار صرفه‌جویی زیادی می‌شود.

صرفه‌جویی در نیروی انسانی

به عنوان مثال استفاده از VoIP استخدام منشی را تا حد زیادی کاهش می‌دهد. البته این مورد در شرکت‌های کوچکتر از اهمیت بالایی برخوردار است ولی در شرکت‌های بزرگ چندان مهم نیست. به هر حال کم شدن حقوق یک منشی در کسب و کارهای کوچک و در طول سال، بسیار قابل توجه است.

برای تماس‌های دریافتی با ضبط کردن یک پیام و هدایت کردن مخاطبان به بخش موردنظر می‌تواند به اتوماسیون شدن کار کمک کند و نیاز به منشی را کاهش دهد و در آخر به‌صرفه باشد.

افزایش قابلیت دسترسی

علاوه بر هزینه که در موارد بالا ذکر شد، قابلیت دسترسی، یکی از بزرگترین مزیت‌های VoIP به حساب می‌آید. یکی از بزرگترین خدمات سیستم VoIP، ویژگی مبتنی بر ابر یا cloud-based است که امکان برقراری تماس از هر جایی را فراهم می‌کند و در اصل محدودیت مکانی ندارد.

اگر از امکانات ارتباطی و اینترنتی مناسبی برخوردار هستید، می‌توانید در زمان‌هایی که خودتان توانایی پاسخگویی ندارید تماس را به شخص دیگری انتقال دهید و یا اینکه از طریق پست صوتی برای شما پیام بگذارند تا در اسرع وقت آنها را چک کنید.

قابلیت پرتابل بودن

شماره‌ای که به عنوان شماره VoIP استفاده می‌کنید، همیشه در اختیار و مالکیت شما قرار خواهد داشت. به این صورت که اگر از لحاظ مکانی جابه‌جا شوید و همچنین آدرس کسب و کار شما تغییر کند، می‌توانید شماره خود را داشته باشید.

مقیاس‌پذیری بالا

یکی دیگر از مزایای VoIP مقیاس‌پذیری بالای آن است. اصلا مقیاس‌پذیری در سیستم VoIP به چه معناست؟ می‌خواهیم با گفتن یک مثال مفهوم این مورد را به شما برسانیم. فرض کنید که کسب و کاری دارید که در حال رشد است و شما هم قصد دارید مثلا در شهرهای دیگر هم شعبه داشته باشید و یا همان شهری که هستید شعبه‌ها یا نمایندگی‌های دیگر را به منظور راحتی مشتریان خود افتتاح کنید.

شما قبلا یک سیستم VoIP برای شرکت خود تهیه کرده‌اید و حالا بدون نگرانی می‌توانید با بزرگ کردن بیزینس خود و بدون هزینه‌های زیاد، برای کارمندان و شعبه‌های جدید امکانات VoIP را فراهم کنید. این همان مفهوم مقیاس‌پذیری سیستم VoIP است که بزرگ شدن کسب و کار، بدون نیاز به اضافه کردن خطوط اضافی از امکانات VoIP استفاده کنید. تلفن‌های تحت شبکه پاناسونیک به خوبی از عهده این کار برمی‌آیند.

ویژگی‌های مناسب و پیشرفته برای کسب و کارهای بزرگ و کوچک

استفاده از VoIP و با به کارگیری ویژگی‌هایی چون انتقال تماس و پاسخگویی خودکار، تصوری در ذهن مخاطب ایجاد کند که شرکت بزرگی دارید. همچنین برای مشتری حس نزدیکی بیشتری با شرکت به همراه داشته باشد و این مورد زمانی امکان‌پذیر است که از تمامی ظرفیت‌های موجود در VoIP استفاده شود.

سیستم VoIP با فراهم کردن مکالمه‌های چند نفره به کسب و کارهای بزرگ و کوچک این امکان را می‌دهد که بسیاری از افراد به یک تماس وصل شوند و با یکدیگر یک کنفرانس تلفنی ایجاد کنند. ویژگی که در تلفن‌های سنتی مشاهده نخواهید کرد. تلفن تحت شبکه یالینک از این قابلیت‌ها استفاده می‌کند. تلفن تحت شبکه یالینک T19p E2 از پرفروش‌ترین محصولات یالینک است که نسبت به قیمت، از امکانات بالایی برخوردار است.

کیفیت صدا

زمانی که برای اولین بار سیستم VoIP مورد استفاده قرار گرفت، مانند سایر فناوری‌های بدون عیب و ایراد نبود. افت شدید کیفیت تماس باعث می‌شد تا صدا به طور واضح رد و بدل نشود. ولی امروزه با داشتن یک اینترنت پر سرعت و پایدار دیگر جای نگرانی برای این موضوع نیست.

حتی می‌توان از کیفیت بالای صدا در برخی سرویس‌های ارائه‌دهنده نیز لذت برد. تماس‌های VoIP بدون هیچ‌گونه تاخیر در صدا و کیفیت آن واضح و شفاف هستند، حتی در تماس‌های تصویری و کنفرانسی، درست بودن این موضوع کاملا قابل مشاهده است.

نقطه قوت کیفیت صدای VoIP ارتباط قوی با پهنای باند است. حتی اگر از تماس‌های چند نفره استفاده کنید، پژواک صدا یا برگشت صدا را نخواهید داشت. تلفن‌های تحت شبکه با بهره‌گیری از VoIP و از طریق هدست‌ها نیز صدایی شفاف‌تر و بهتر را برای شما فراهم می‌کنند.

پشتیبانی از چندین وظیفه همزمان

برخلاف تلفن‌های سنتی، تلفن‌های VoIP می‌توانند به صورت همزمان چندین فایل مانند عکس، اسناد و فیلم را به صورت یکجا انتقال دهند. همچنین می‌توانید تماس‌های یک‌دست و یکپارچه‌تری را با مشتریان یا همکاران خود حتی در سرتاسر جهان داشته باشید.

معایب VoIP

هر چیزی در جهان هستی که مزیت‌هایی داشته باشد، معایبی هم دارد. تلفن‌های تحت شبکه نیز با دارا بودن کلی از امکانات فراوان و ویژگی‌های زیاد، بدون عیب و ایراد نیستند. در اینجا فقط به چند مورد مهم از معایب VoIP اشاره می‌کنیم:

• نیاز به داشتن یک اینترنت قابل اطمینان
• تاخیر و پژواک صدا در برخی موارد
• عدم ردیابی موقعیت مکانی برای تماس‌های اضطراری

نیاز به داشتن یک اینترنت قابل اطمینان

اگر در VoIP پهنای باند شبکه کم باشد، می‌تواند آسیب‌های زیادی به کسب و کار شما وارد کند. توجه داشته باشید که هر دستگاهی باید از حداقل سرعت بارگذاری 100 کیلو بایت بر ثانیه برخوردار باشد. یک اتصال خوب و مناسب مستلزم این است که از پینگ کمتر 70 میلی‌ثانیه استفاده کند تا تاخیر و لرزش صدا به حداقل خود برسد.

حال چطور بفهمیم که چه پهنای باندی مناسب کار ماست؟ پهنای باند مورد نیازی که مناسب کسب و کار شما باشد به تعداد تماس‌های همزمان نیز بستگی دارد. برای مطمئن شدن از پهنای باند، بهترین کار این است که یک پهنای باند را به صورت تست روی شبکه فعلی خود اجرا کنید.

خرید تلفن ویپ از بهترین برندهای دنیا

تاخیر و لرزش صدا

از داشتن یک اینترنت پر سرعت که بگذریم با مسئله دیگری روبه‌رو می‌شویم که هر تکنولوژی مرتبط با اینترنت از آن رنج می‌برد و آن هم لرزش و تاخیر است. زمانی که یک ارتباط اینترنتی برقرار می‌کنید و پیامی ( مانند صدا، فایل و یا تصویر ) را ارسال و یا دریافت می‌کنید، این پیام‌ها به بسته‌های کوچک‌تر تقسیم شده و سپس برای اینکه در مقصد به درستی دریافت شوند، مجددا سرهم می‌شوند تا به شکل واقعی خودش آن را دریافت کنند.

حال زمانی این تاخیر و لرزش ایجاد می‌شود که ناهماهنگی در تقسیم شدن فایل‌ها به بسته کوچکتر و یا سرهم شدن مجدد آنها اتفاق بیفتد. آن وقت است که تاخیر و لرزش را به طور عینی حس می‌کنیم.

این مشکل شاید از شبکه شما نباشد، به این خاطر که اینترنت دائما در حال اصلاح مسیرهای اطلاعات و داده‌ها است تا ترافیک قابل اطمینان و پرسرعت را داشته باشید. توجه داشته باشید که این تغییرات بدون دخالت شما انجام می‌شوند.

چرا تاخیر و لرزش صدا در سیستم VoIP رخ می‌دهد؟

• اتصال اینترنتی ضعیف: VoIP برای آنکه عملکرد مناسبی داشته باشد نیاز به یک پهنای باند قوی دارد.
• روتر نامناسب: برای اجرای درست و صحیح سرویس VoIP، باید یک روتر مخصوص به این سرویس تهیه شود. وظیفه روتر پیکربندی و اولویت‌بندی بسته‌ها و داده‌های دریافتی است، به این صورت که داده‌های صوتی اولویت بیشتری دارند.
• تعداد کابل نامناسب: کابل‌های اینترنت اهمیت بالایی در سرویس‌های VoIP دارند. برای استفاده از فناوری VoIP توصیه می‌کنیم که از کابل‌های Cat-5e به بالا استفاده کنید. به این خاطر که ممکن است کابل‌های پایین‌تر از مدل Cat-5e سرعت مناسبی را برای شما فراهم نکنند.

چطور مشکل لرزش و تاخیر صدا در VoIP را برطرف کنیم؟

• انتخاب اینترنت پر سرعت
• استفاده از کابل‌های Cat-5e و CAT-6 و مدل‌های بالاتر

عدم ردیابی موقعیت مکانی برای تماس‌های اضطراری

به دلیل داشتن ویژگی‌های پورتابل بودن و قابل دسترس بودن در سیستم VoIP، تشخیص اینکه شخص سوم از کجا تماس گرفته سخت است و توجه کنید که نتیجه نهایی VoIP، همین ردیابی موقعیت مکانی است.

ولی برای پیگیری رد تماس‌ها، به طور معمول از یک آدرس IP بدون داشتن اطلاعات GPS استفاده می‌شود.

استفاده از VoIP در منزل

اگر به دلیلی بخواهید در منزل از سرویس VoIP استفاده کنید، قبل از هر چیز به یک تلفن تحت شبکه نیاز دارید. همچنین از 3 روش مختلف این کار را می‌توان انجام داد:

• نصب یک برنامه روی کامپیوتر و سازگاری آن با یک هدست، میکروفن یا بلندگو (speaker)
• استفاده از تلفن آنالوگ از طریق یک آداپتور آنالوگ
• وصل کردن یک سیستم VoIP اختصاصی به اینترنت سیمی WiFi

دلایل استفاده از VoIP در کسب و کارهای مختلف

مشاغل و کلا کسب و کارهای بزرگ و کوچک به دو دلیل خیلی مهم تصمیم می‌گیرند که از فناوری VoIP استفاده کنند:

• کاهش هزینه‌ها
• بهره‌وری بالای پهنای باند

یکی از دلایل محبوبیت سیستم VoIP این است که روی هر سخت‌افزار یا کامپیوتری اجرا می‌شود و فایل‌های صدا و داده‌های دیگر نیز بر روی آن قابل اجرا هستند. حتی اگر قصد دارید تا خطوط VoIP را افزایش دهید، نسبت به PBX مقرون به‌صرفه‌تر هستند. این روزها که بیماری کرونا به طرز باور نکردنی فراگیر شده، بهترین راه حل دورکاری است که شرکت‌ها برای ارتباط بهتر از سیستم ویپ استفاده می‌کنند. مدیریت کسب و کار با VoIP در زمان شیوع کرونا از مهمترین رویکردهای یک سازمان به شمار می‌رود.

برخی از امکانات VoIP که برای کسب و کارها فراهم می‌کند شامل:

• پیام‌های صوتی
• پست صوتی
• استفاده از ایمیل‌ها
• استفاده از فکس‌ها
• کنفرانس‌های اینترنتی و …

مزایا و معایب VoIP در یک نگاه

و در آخر

تمامی مزایای VoIP به همراه معایب آنها را مورد بررسی قرار دادیم. حال بر اساس بیزینس خود و مواردی که ذکر شد می‌توانید تصمیم‌گیری کنید که آیا واقعا VoIP به رشد کسب و کار شما خواهد کرد یا نه؟

اما در مورد امنیت که دغدغه بسیاری از صاحبان مشاغل است باید عرض کنیم که یک سری از مردم واقعا نمی‌دانند که باید وقت بیشتری برای امنیت سیستم تلفن خود بگذارند. امنیت سیستم تلفن و VoIP اهمیت بسیار بالایی در کسب و کارها دارد. یکی از مزایای ویپ این است که بتواند تهدیدهای امنیتی را با استفاده از کدگذاری‌ها و مدیریت آنها برطرف کند.

شرکت‌هایی که ارائه دهنده خدمات VoIP هستند، به صورت 24 ساعته برای محافظت از شبکه فعالیت می‌کنند. فقط به شما توصیه می‌کنیم که سیستم عامل‌های خود را مرتبا بروز رسانی کنید تا از خطر حملات هکرها در امان بمانید. باعث خوشحالی ماست که تجربه‌های خود را با ما در میان بگذارید و یا اگر فکر می‌کنید که VoIP استفاده‌های دیگری هم دارد حتما زیر همین پست برای ما ارسال کنید.

سوالات متدوال