معرفی امکانات VoIP + تلفن‌های ویپ چه امکاناتی دارند؟

فناوری ویپ، تجربه ما از مکالمه تلفنی را دگرگون کرده است. امروزه به لطف VoIP، استفاده از تلفن ارزان‌تر شده و امکاناتی پیش روی‌مان قرار گرفته که پیش‌تر به این سادگی در دسترس نبود.

دایره امکانات ویپ، وسیع و متنوع است و بهره‌مندی از آن‌ها می‌تواند به پیشرفت شرکت‌ها و مجموعه‌های کاری کمک کند؛ به ویژه اگر مجموعه‌ای باشد که حجم تماس در آن بالا است، تلفن‌های بین‌المللی زیادی دارد و مدیران و کارشناسان آن باید به طور مداوم در کنفرانس‌های چندطرفه شرکت کنند.

در این مقاله قصد داریم تا به طور کامل و جامع در مورد امکانات VoIP صحبت کنیم. سپس چند نمونه از تلفن‌های ویپ را همراه با بعضی از قابلیت‌های آن‌ها به شما معرفی می‌کنیم. 

مشاوره با کارشناسان ایده‌آل گستر

ویپ چیست؟

ویپ انتقال صدا از طریق اینترنت است، یعنی شما به کمک اینترنت، تلفن می‌زنید، تماس کنفرانسی (کنفرانس تلفنی) برگزار می‌کنید و ارتباط میان شماره‌های داخلی مجموعه را برقرار می‌کنید.

برای راه‌اندازی ویپ به تجهیزات خاصی نیاز است. برای نمونه، باید در مجموعه خودتان یک دستگاه سانترال ویپ نصب کنید تا گوشی‌های تلفن به ‌آن وصل شوند. هم‌چنین به گوشی‌های تلفن خاصی نیاز است که به آن تلفن تحت شبکه یا تلفن ویپ گفته می‌شود. استفاده از این گوشی‌ها مهم است، چون امکانات متعددی را در اختیار شما قرار می‌دهند. با این حال، می‌توان گوشی‌های تلفن معمولی را هم از طریق گیت وی به دستگاه سانترال ویپ وصل کرد و هزینه‌های خرید را کاهش داد.

درست است که برای راه‌اندازی سیستم جدید باید هزینه کرد و تجهیزات ویپ را خرید و نصب کرد، اما امکاناتی که در اختیار شما قرار می‌گیرد، ارزش آن را دارد. 

ویژگی‌ها و امکانات کاربردی VoIP

در این بخش به بعضی از جذاب‌ترین امکانات VoIP اشاره می‌کنیم:

پاسخگویی خودکار به تماس‌ها (منشی تلفنی)

یکی از بهترین ویژگی‌های ویپ، بهره‌مندی از منشی تلفنی است. برای این کار، صدا را از قبل ضبط کرده و برای پاسخگویی خودکار به مشتریان و مخاطبان آن را برنامه‌ریزی می‌کنید. به این ترتیب، عملا دیگر نیازی به منشی وجود ندارد.

این کار به چند دلیل مهم است. اول اینکه سیستم توانایی دارد زمانی که ترافیک تماس به حداکثر می‌رسد، به همه آن‌ها پاسخ دهد، بدون آن‌که خط تلفن شما اشغال شود.

یکی دیگر از کاربردهای این ویژگی، هدایت خودکار و برنامه‌ریزی شده مخاطب به بخش موردنظر است. شما می‌توانید شماره‌های داخلی بخش‌های مهم را به صورت صدای ضبط شده به سیستم وارد کنید تا افراد به سادگی به بخش موردنظر خود هدایت شوند، بدون آن‌که مزاحم سایر بخش‌های شرکت شوند.

فوروارد کردن تماس

فوروارد کردن، یکی از ویژگی‌های خوب برای مجموعه‌ها است که باعث می‌شود هیچ تماسی از دست نرود و تماس مشتری بدون پاسخ نماند. اگر این ویژگی را فعال کنید، تماس‌های ورودی که با خط شما گرفته می‌شوند، به صورت خودکار به شماره‌ای که خودتان انتخاب می‌کنید، هدایت می‌شوند.

این مورد زمانی کاربرد دارد که به هر دلیلی در محل کار یا پشت میز خود حضور ندارید و قصد دارید با هدایت کردن تماس‌ها به یک داخلی دیگر یا حتی شماره همراه خود، هیچ زنگی را از دست ندهید.

نگه داشتن و انتقال تماس (هولد یا ترانسفر)

نگه داشتن تماس و انتقال آن، یکی از ویژگی‌های عمومی است که معمولا در هر سیستم تلفنی وجود دارد. زمانی که فردی با شما تماس می‌گیرد، می‌توانید آن را در حالت هولد قرار دهید. در این حالت، فرد تماس‌گیرنده در انتظار قرار می‌گیرد، در حالی که تماس قطع نمی‌شود.

در حالت دیگر، شما می‌توانید در صورت پاسخ دادن، تماس را به شماره‌ای دیگر انتقال دهید که این کار با استفاده از کلید ترانسفر (transfer) انجام می‌شود.

ضبط مکالمات (Call recording)

ضبط مکالمات و تماس‌های ورودی یکی دیگر از امکانات VoIP است که برای اهداف مختلفی انجام می‌شود. گاهی اوقات ضبط تماس برای تیم بازاریابی یک شرکت از اهمیت بالایی برخوردار است، چرا که از این طریق نیازهای واقعی مشتری را شناسایی می‌کنند.

از طرف دیگر، اگر زمانی مشتری از پاسخگویی تیم پشتیبانی یا هر بخش دیگری ناراضی باشد، می‌توان صحت این موضوع را بررسی کرد. ضبط تماس‌ها هم در فضای ابری و هم در کارت‌های حافظه انجام می‌شود که استفاده از کارت‌های حافظه به دلیل دسترسی آسان، مناسب‌تر است.

صندوق صوتی (voicemail)

صندوق صوتی یکی از ویژگی‌های کارآمد و اساسی VoIP به‌شمار می‌رود که در اکثر سیستم‌های ویپ وجود دارد. با فعال کردن این حالت، در شرایطی که شما در دسترس نباشید، قابلیت پیام‌ گذاشتن برای تماس‌گیرنده فراهم می‌شود. مخاطب پیام خود را می‌گذارد و این پیام به ایمیل سازمانی شما ارسال می‌شود.

از این طریق می‌توان در کمترین زمان از پیام مشتری آگاه شده و به آن پاسخ دهید. حتی می‌توانید برای تماس‌گیرندگان، پیام‌های صوتی مناسبتی ایجاد کنید تا در موقع پیام گذاشتن، آن را بشنوند.

ترکیب شدن ویپ با سایر ابزارها

اتصال ویپ به سایر ابزارها مثل سیستم CRM (مدیریت ارتباط با مشتریان) می‌تواند عملکرد مجموعه را ارتقا دهد. برای نمونه، اطلاعات فرد تماس‌گیرنده به CRM منتقل می‌شود، کاری که برای تیم فروش بسیار مفید است، چرا که دسته‌بندی کردن مشتریان کاربردهای زیادی دارد.

کنفرانس صوتی

کنفرانس صوتی یکی از امکانات رایج و متداول در سرویس ویپ است. این ویژگی برای افرادی که دورکار هستند، بسیار کاربردی است. شما می‌توانید به وسیله کنفراس صوتی با ده‌ها نفر دیگر، یک جلسه غیرحضوری و از راه دور برگزار کنید.

کنفرانس صوتی باعث صرفه‌جویی در زمان و هزینه و افزایش راحتی و سرعت کار می‌شود.

کنفرانس تصویری

کنفرانس تصویری نسبت به کنفرانس صوتی از محبوبیت بالاتری برخوردار است. به این خاطر که علاوه بر شنیدن صدا، دیدن تصاویر همکاران‌تان می‌تواند بازده کار را بالا ببرد.

کنفرانس‌ تصویری هم‌چنین روابط دوستانه بین همکاران را افزایش داده و حس نزدیک بودن به یکدیگر را برای آن‌ها به وجود می‌آورد. توجه داشته باشید که برای ایجاد کنفرانس تصویری، نیاز اساسی به یک اینترنت پرسرعت و پایدار دارید.

علاوه بر این، با تلفن‌های ویپ می‌توانید اسناد و فایل‌های موردنظر خود مانند پاورپوینت را با دیگر کاربران به اشتراک بگذارید تا آن‌ها به صورت هم‌زمان بتوانند فایل را مشاهده کنند.

حالت DND

کلمه DND مخفف عبارت Do Not Disturb به معنای «مزاحم نشوید» است. این ویژگی زمانی کاربرد دارد که به هر دلیلی توانایی پاسخ دادن به تماس‌های ورودی را ندارید. با فعال کردن حالت DND، آن‌چه اتفاق می‌افتد به تنظیمات شما بستگی دارد. برای نمونه، می‌توانید طوری برنامه‌ریزی کنید که موقع تماس با شماره شما، تلفن اصلا زنگ نخورد یا می‌توانید آن را طوری تنظیم کنید که یک تک زنگ بخورد.

تماس‌های ورودی هم می‌تواند به صندوق صوتی منتقل شوند یا تماس گیرنده با پیام «مشترک موردنظر در دسترس نیست» روبرو شود.

امکان door phone یا دربازکن

این ویژگی به شما امکان می‌دهد تا با اتصال سرویس ویپ به آیفون ساختمان، به راحتی در را باز کنید. ویژگی door phone با آیفون‌های تصویری نیز سازگار است و به شما در شناسایی هویت فرد مراجعه‌کننده کمک می‌کند تا تصمیم بگیرید، در ساختمان یا منزل را برای او باز کنید. این ویژگی برای امنیت محل کار شما بسیار مفید است.

موزیک انتظار

اگر حجم تماس‌های ورودی شما زیاد است و تماس‌گیرندگان باید مدتی را در انتظار بمانند، می‌توانید با قرار دادن یک موزیک مناسب، مدت انتظار آن‌ها را راحت‌تر کنید. استفاده از آهنگ‌ انتظار، یکی دیگر از امکانات VoIP است که دست شما را در مدیریت بهتر تماس‌ها باز می‌گذارد.

نظارت بر تماس

فناوری ویپ یک امکان جذاب در اختیار مدیران قرار می‌دهد که آن، نظارت بر گفتگو بین کارشناس (اپراتور) با مشتری و دخالت در صورت نیاز است. این امکان سه شاخه دارد:

Call Monitor: مدیر می‌تواند بدون این‌که کارشناس یا مشتری متوجه شوند، به گفتگوی آن‌ها گوش دهد. این مساله به ویژه برای زمانی مناسب است که کارشناس یا اپراتور تازه‌کار است و مدیر می‌خواهد کیفیت عملکرد او را ببیند.

Call Whisper: مدیر می‌تواند بدون این‌که مشتری صدای او را بشنود، با کارشناس حرف بزند و به او مشاوره دهد تا بتواند پاسخ مشتری را بهتر و کامل‌تر دهد. 

Call Barging: مدیر می‌تواند وارد گفتگوی کارشناس و مشتری شود و با هر دو صحبت کند. به این ترتیب، مکالمه دونفره به یک کنفرانس سه طرفه تبدیل می‌شود.

مشاوره با کارشناسان ایده‌آل گستر

برخی از مزایای ویپ (VoIP)

در بخش قبل با مهم‌ترین امکانات ویپ آشنا شدیم. حالا برخی از مزایای سیستم ویپ را مورد بررسی قرار می‌دهیم. پیشنهاد می‌کنیم برای آگاهی بیش‌تر دراین‌باره، مقاله مزایای ویپ را مطالعه کنید.

هزینه‌ کمتر

به طور کلی استفاده از فناوری ویپ هزینه‌ به مراتب کمتری نسبت به سیستم‌های سنتی دارد؛ به ویژه اگر حجم تماس‌ها یا تعداد تماس‌های بین‌المللی مجموعه شما زیاد باشد. معمولا راه‌اندازی ویپ با کاهش قبض تلفن همراه است.

بهبود کیفیت پاسخگویی

استفاده از سیستم VoIP یکی از بزرگ‌ترین مشکلاتی را که با تلفن‌های سنتی دارید، حل می‌کند. هنگام استفاده از سانترال سنتی، در صورتی که کارمندان به هر دلیلی در شرکت حضور نداشته باشند (پایان ساعت کار و…)، نمی‌توان جواب تماس مشتری را داد.

راه‌حل برای این‌که همیشه و در همه حال پاسخگوی مشتریان باشیم، چیست؟ درست حدس زدید. از طریق فناوری ویپ می‌توان تماس‌های مشتریان را در هر زمان و از هر جای دنیا جواب داد.

توسعه‌پذیری

اگر زمان راه‌اندازی مرکز تلفن (سانترال)، به توسعه مجموعه خود فکر می‌کنید و این مساله را در نظر دارید که در آینده، شعبه‌های جدیدی افتتاح کنید، بهتر است از فناوری ویپ استفاده کنید، چون در آن برخلاف سانترال سنتی، امکان اتصال شعبه‌ها و دفاتر مختلف به هم وجود دارد.

با توجه به این‌که دسترسی به بعضی از امکانات ویپ به این بستگی دارد که چه نوع گوشی تلفنی دارید، در ادامه درباره گوشی‌های تلفن ویپ توضیح می‌دهیم.

بزرگ‌ترین تولیدکننده‌های تلفن ویپ (تحت شبکه)

شرکت‌های متعددی در تولید تلفن ویپ (یا همان تلفن تحت شبکه) فعال هستند. از معروف‌ترین آن‌ها می‌توان به سیسکو، یالینک، گرنداستریم، آوایا، پُلی و… اشاره کرد. 

چند نوع تلفن ویپ داریم؟

یکی از نقاط قوت تلفن‌های اینترنتی این است که خدماتی به مراتب بیش‌تر از یک تلفن معمولی ارائه می‌دهند. شما می‌توانید از طریق اینترنت با هر کسی و در هر جایی از دنیا ارتباط برقرار کنید.

تلفن‌های VoIP به طور کل به دو دسته مهم تقسیم می‌شوند:

1. تلفن‌های ویپ مبتنی بر سخت‌افزار 
2. تلفن‌های ویپ مبتنی بر نرم‌افزار 

تلفن‌های ویپ مبتنی بر سخت‌افزار

تلفن‌های تحت شبکه که بر اساس سخت‌افزار کار می‌کنند، بسیار شبیه به تلفن‌های معمولی هستند و در مدل‌های رومیزی و بی‌سیم در دسترس قرار دارند.

تلفن‌های ویپ مبتنی بر نرم‌افزار

تلفن‌های تحت شبکه که بر اساس نرم‌افزار کار می‌کنند، بیش‌تر به عنوان برنامه‌های موبایلی شناخته می‌شوند. این برنامه‌ها می‌توانند روی موبایل یا سیستم کامپیوتر نصب شوند. روی موبایل که میکروفن وجود دارد و برای کامپیوتر یا لپ‌تاپ هم می‌توان یک هدست تلفن تهیه کرد و از طریق آن مکالمه را انجام داد.

چند نمونه از تلفن‌های تحت شبکه

اکنون قصد داریم تا چند نمونه از تلفن‌های تحت شبکه (ویپ) برندهای یالینک و گرنداستریم را به عنوان نمونه معرفی کنیم. این 2 برند از معروف‌ترین تولیدکننده‌های تلفن‌ ویپ هستند.

تلفن تحت شبکه T31P یالینک

مدل T31P محصولی اقتصادی اما با امکانات کاربردی است. این تلفن از 2 خط پشتیبانی می‌کند، کیفیت صدای HD دارد، دارای تکنولوژی Smart Noise Filtering است که صداهای محیطی را کم می‌کند، به کمک تکنولوژی PoE نیازی به اتصال به برق ندارد، دارای یک نمایش‌گر 2.3 اینچی است و قابلیت ذخیره هزار مخاطب را دارد. می‌توان این گوشی تلفن را به هدست هم وصل کرد. 

خرید تلفن ویپ یالینک مدل T31p

تلفن تحت شبکه T58W Pro with Camera یالینک

مدل T58W حرفه‌ای دوربین‌دار درست برعکس مدل T31P، یک محصول لوکس مدیریتی است. این گوشی تلفن از 16 خط پشتیبانی می‌کند، صفحه نمایش 7 اینچی آن کمک می‌کند تا مدیریت تلفن راحت‌تر شود و تماس تصویری آن با کیفیت برگزار شود، امکان کنفرانس صوتی 10 طرفه و کنفرانس تصویری 3 طرفه را دارد، گوشی از بدنه جدا است و موقع حرف زدن می‌توانید تا 10 متر از بدنه تلفن دور شوید، کیفیت صدا و تصویر در آن HD است و از فناوری PoE پشتیبانی می‌کند و بنابراین لازم نیست به برق وصل شود.

خرید تلفن ویپ یالینک مدل T58W Pro With Camera

تلفن تحت شبکه گرنداستریم GXP1625

مدل 1625 برای مجموعه‌های کاری کوچک تا متوسط مناسب است. این تلفن از 2 خط پشتیبانی می‌کند، در کنار صفحه نمایش آن 2 کلید برای مدیریت این خط‌ها دارد و زیر صفحه نمایش نیز 3 کلید برای دسترسی راحت به امکانات گوشی تعبیه شده. 1625 منشی تلفنی دارد، قابلیت ضبط صدا و اتصال به هدست به آن اضافه شده و می‌توان با آن کنفرانس صوتی 3 طرفه برگزار کرد. از فناوری PoE هم پشتیبانی می‌کند و بنابراین لازم نیست برای راه‌اندازی آن به پریز برق نزدیک باشد.

خرید تلفن ویپ گرنداستریم مدل 1625

تلفن تحت شبکه گرنداستریم GXV3450

مدل 3450 یک محصول مدیریتی است. از 16 خط پشتیبانی می‌کند، صفحه نمایش لمسی 5 اینچی دارد، با اندروید 11 کار می‌کند، بلوتوث و وای فای دارد و به همین دلیل، به سادگی به دیگر ابزارها متصل می‌شود، دوربین 2 مگاپیکسلی روی آن نصب شده و توان برگزاری کنفرانس صوتی 10 طرفه و کنفرانس تصویری 3 طرفه را دارد. یک پردازنده 4 هسته‌ای روی این مدل گذاشته شده که به آن اجازه می‌دهد هم‌زمان چند برنامه را اجرا کند، بدون این‌که عملکرد آن افت پیدا کند. چنین تلفن کارآمدی طبیعتا از فناوری PoE هم پشتیبانی می‌کند و بنابراین ضرورتی ندارد به برق وصل شود.

خرید تلفن ویپ گرنداستریم مدل 3450

امکانات ویپ در یک نگاه

برخی از امکانات VoIP به طور مختصر و مفید به این شرح هستند:

خدمات تخصصی ویپ را از تیم حرفه‌ای ما بخواهید!

مشاوره با کارشناسان ایده‌آل گستر

شماره تماس کارشناسان ایده‌آل گستر: 02181010

کلام آخر

امکانات ویپ متنوع هستند. این فناوری هم هزینه تماس‌های تلفنی را کاهش می‌دهد و هم به لطف امکانات متعددش، کارایی مرکز تلفن (سانترال) را بالا می‌برد. خوشحال می‌شویم تجربه خود را در استفاده از ویپ با ما مطرح کنید. اگر سوال و یا ابهامی دارید نیز می‌توانید با کارشناسان ایده‌آل گستر در میان بگذارید.

سوالات متداول