هزینه راه اندازی ویپ چقدر است؟ (راهنمای جامع برای کسب و کارها)

اگر شما کسب و کاری دارید و می‌خواهید با استفاده از تکنولوژی ویپ (Voice over Internet Protocol) ارتباطات تلفنی خود را بهبود بخشید، ممکن است سوالی در ذهن شما مطرح شود که هزینه راه اندازی ویپ چقدر است؟

در این مقاله، ما قصد داریم به این سوال پاسخ دهیم و عواملی که بر هزینه راه‌اندازی ویپ تاثیر می‌گذارند را بررسی کنیم و نکاتی برای کاهش هزینه راه‌اندازی ویپ را به شما معرفی کنیم.

اما قبل از آن، بیایید کمی درباره ویپ و چرایی استفاده از آن صحبت کنیم.

ویپ چیست؟

ویپ یا VoIP مخفف Voice over Internet Protocol است که به معنی انتقال صدا در بستر شبکه اینترنت است. با استفاده از ویپ می‌توان تماس‌های تلفنی را با کیفیت بالا و هزینه پایین انجام داد. ویپ از تجهیزاتی مانند IP PBX، IP Phone و Soft Phone استفاده می‌کند که با استانداردهای SIP یا IAX با یکدیگر ارتباط برقرار می‌کنند. ویپ یکی از تکنولوژی‌های نوین در زمینه ارتباطات بوده که تحولی بزرگ در این حوزه به وجود آورده است.

مزایای استفاده از ویپ برای کسب و کارها

با استفاده از ویپ، می‌توانید با کیفیت بالا و هزینه کمتر با مشتریان، همکاران و شرکای خود ارتباط برقرار کنید. برخی از مزایای ویپ عبارتند از:

کاهش هزینه‌های تلفنی

با ویپ می‌توانید از هزینه‌های بالای تماس‌های بین‌المللی و موبایل خلاص شوید. شما فقط برای اینترنت هزینه پرداخت می‌کنید و می‌توانید با هر کسی که دسترسی به اینترنت دارد، صحبت کنید. همچنین می‌توانید از قابلیت‌هایی مانند فکس، صندوق صوتی، ارسال پیام‌های صوتی و تصویری به ایمیل و غیره بهره ببرید.

افزایش کیفیت ارتباطات

با ویپ می‌توانید از کیفیت صدای شفاف‌تر و تصویری واضح‌تر لذت ببرید. شما می‌توانید با صدای HD و تصویر HD با مخاطبان خود مکالمه کنید و اختلالات و نویزهای تلفن‌های معمولی را نداشته باشد. همچنین، شما می‌توانید از قابلیت‌هایی مانند تماس چند نفره، کنفرانس تصویری، اشتراک‌گذاری صفحه نمایش، ارسال فایل و غیره استفاده کنید.

افزایش انعطاف‌پذیری

با ویپ می‌توانید از هر جایی که دسترسی به اینترنت دارید، تماس بگیرید و جواب دهید. شما می‌توانید از تلفن‌های نرم‌افزاری، تلفن‌های ویپ، گوشی‌های هوشمند، تبلت‌ها و کامپیوترها برای ارتباط با ویپ استفاده کنید. شما می‌توانید شماره تلفن خود را به هر دستگاهی که می‌خواهید، منتقل کنید و از قابلیت‌هایی مانند انتقال تماس، تنظیم ساعات اداری، انتظار مکالمه، تلفن گویا و غیره بهره ببرید.

افزایش بهره‌وری

با ویپ می‌توانید بهره‌وری کسب و کار خود را افزایش دهید. شما می‌توانید با مشتریان، همکاران و شرکای خود به راحتی و سریع‌تر ارتباط برقرار کنید و فرصت‌های تجاری خود را از دست ندهید. شما می‌توانید از قابلیت‌هایی مانند گزارش‌گیری، ضبط مکالمات، ارتباط با CRM، مانیتورینگ آنلاین و غیره استفاده کنید و کیفیت خدمات خود را بهبود بخشید.

مقایسه هزینه ویپ با سیستم‌های سنتی تلفن

مقایسه هزینه ویپ با سیستم‌های سنتی تلفن ممکن است بستگی به عوامل مختلفی داشته باشد، اما به طور کلی می‌توان گفت که ویپ ارزان‌تر و کارآمدتر از سیستم‌های سنتی تلفن است. برخی از دلایل این امر عبارتند از:

ویپ از شبکه داده موجود شما استفاده می‌کند و نیازی به نصب کابل‌های اضافی ندارد. سیستم‌های سنتی تلفن نیاز به نصب و نگهداری کابل‌های مسی دارند که هزینه‌بر و زمان‌بر است.

ویپ امکان تماس‌های داخلی و بین‌المللی رایگان یا ارزان را فراهم می‌کند. سیستم‌های سنتی تلفن معمولاً هزینه‌های بالایی برای تماس‌های داخلی و بین‌المللی دارند.

ویپ امکان ارائه ویژگی‌های پیشرفته‌ای مانند پست صوتی، انتظار تماس، شناسه تماس‌گیرنده، تماس کنفرانسی و غیره را دارد. سیستم‌های سنتی تلفن معمولاً این ویژگی‌ها را به عنوان خدمات اضافی ارائه می‌دهند که هزینه بیشتری دارند.

عوامل موثر بر هزینه راه‌اندازی ویپ

هزینه راه‌اندازی ویپ به چند عامل بستگی دارد که برخی از این عوامل عبارتند از:

زیرساخت شبکه

تاثیر زیرساخت شبکه بر هزینه راه‌اندازی ویپ بستگی به نوع و اندازه شبکه و نیاز‌های شما دارد. برخی از عواملی که بر هزینه راه‌اندازی ویپ در این قسمت اثر می‌گذارند عبارتند از:

• تعداد خطوط داخلی و شهری مورد نیاز
• نوع و تعداد تلفن‌های سخت‌افزاری یا نرم‌افزاری
• نوع و تعداد گیت‌وی‌ها یا کارت‌ها برای اتصال به خطوط شهری
• نوع و تعداد سرور‌ها و سوییچ‌های شبکه
• نوع و تعداد نرم‌افزار‌های مربوط به مدیریت و امنیت ویپ
• نوع و تعداد امکانات اضافی مانند تلفن گویا، ضبط مکالمه، CID و …

هزینه آموزش کارکنان

آموزش کارکنان یکی از عواملی است که می‌تواند بر هزینه راه‌اندازی ویپ تاثیر داشته باشد. اگر کارکنان شما با نحوه استفاده از سیستم جدید ویپ آشنا باشند، می‌توانند بهره‌وری و کارایی خود را افزایش دهند و با اشتباهات و مشکلات کمتری روبرو شوند.

برای آموزش کارکنان، می‌توانید از روش‌های مختلفی استفاده کنید. برخی از این روش‌ها عبارتند از:

• ارائه دوره‌های آموزشی تئوری و عملی در محل کار یا از طریق اینترنت
• ارائه راهنماها، دفترچه‌ها، ویدئوها و نرم‌افزارهای کمک آموزشی
• ایجاد یک تیم پشتیبانی ویپ که می‌تواند به سوالات و مشکلات کارکنان پاسخ دهد
• انجام بازخورد و ارزیابی دوره‌ای از عملکرد و رفع نواقص کارکنان

هزینه آموزش کارکنان بستگی به تعداد، سطح و نیازهای آن‌ها دارد. برای کاهش هزینه آموزش، شما می‌توانید از روش‌هایی مانند انتخاب تجهیزات و نرم‌افزارهای کاربردی و ساده، ایجاد یک برنامه آموزشی مناسب و مشخص، و بهره‌گیری از منابع آموزشی موجود و رایگان استفاده کنید.

هزینه نصب و راه‌اندازی

هزینه نصب و راه‌اندازی تجهیزات ویپ بستگی به نوع و تعداد تجهیزاتی دارد که برای راه اندازی سیستم ویپ مورد نیاز است. برخی از تجهیزات شامل موارد زیر هستند:

• گیت‌وی: دستگاهی است که ارتباط بین شبکه اینترنت و شبکه تلفن را برقرار می‌کند. گیت‌وی‌ها می‌توانند از نوع آنالوگ یا دیجیتال باشند و قیمت آنها بسته به تعداد پورت‌ها و کیفیت متفاوت است.
• سرور: کامپیوتری است که نرم‌افزار سیستم ویپ را اجرا می‌کند. سرور می‌تواند محلی یا ابری باشد و قیمت آن بسته به مشخصات فنی و ظرفیت آن تغییر می‌کند.
• تلفن: دستگاهی است که برای برقراری تماس از طریق شبکه اینترنت استفاده می‌شود. تلفن‌ها می‌توانند از نوع سخت‌افزاری یا نرم‌افزاری باشند و قیمت آنها بستگی به ویژگی‌ها و کارکرد آنها دارد.
• کابل: رسانایی است که ارتباط بین تجهیزات ویپ را فراهم می‌کند. کابل‌ها می‌توانند از نوع شبکه یا تلفن باشند که قیمت آنها به طول و کیفیت بستگی دارد.

هزینه نگه‌داری و پشتیبانی

هزینه نگهداری و پشتیبانی: برای حفظ کارایی و امنیت سیستم ویپ، شما نیاز به نگهداری و پشتیبانی دوره‌ای دارید که می‌تواند شامل بروزرسانی نرم‌افزار، تعمیرات سخت‌افزار، رفع اشکالات شبکه و غیره باشد. هزینه این خدمات بسته به نوع سیستم ویپ و شرکتی که آن را ارائه می‌دهد، متفاوت است.

انواع روش‌های راه‌اندازی ویپ و هزینه‌های مربوطه در ایران

برای راه‌اندازی ویپ در ایران، نیاز به چند مورد دارید:

• یک اتصال اینترنت پرسرعت و پایدار
• یک شرکت ارائه‌دهنده خدمات ویپ که با قوانین و مقررات ایران سازگار باشد
• یک تلفن ویپ یا یک آداپتور ویپ برای اتصال تلفن‌های معمولی به شبکه ویپ
• یک روتر یا مودم برای ایجاد شبکه در منزل یا محل کار
• هزینه‌های راه‌اندازی ویپ بستگی به عوامل مختلفی دارد، از جمله:
• تعرفه‌های شرکت ارائه‌دهنده خدمات ویپ
• نوع و تعداد تلفن‌ها و آداپتورهای ویپ
• نوع و سرعت اتصال اینترنت
• نوع و کیفیت روتر یا مودم

راه‌اندازی ویپ مبتنی بر سخت افزار

برای راه‌اندازی ویپ مبتنی بر سخت افزار، شما به چند مورد نیاز دارید:

• یک اتصال اینترنت با پهنای باند بالا که بتواند تماس‌های ویپ را با کیفیت خوب پشتیبانی کند.
• یک روتر اترنت دارای کابل که بتواند تلفن‌های IP و سرور ویپ را به شبکه متصل کند.
• یک سرور ویپ که بتواند تماس‌ها را مدیریت و مسیریابی کند. می‌توانید از یک سرور فیزیکی یا مجازی استفاده کنید.
• یک گیت وی FXO یا FXS که بتواند خطوط آنالوگ یا تلفن‌های آنالوگ را به سیستم ویپ متصل کند. این مورد اختیاری است و فقط در صورتی لازم است که از خطوط یا تلفن‌های قدیمی استفاده کنید.
• تلفن‌های IP که بتوانند از پروتکل ویپ برای تماس به کار روند. این تلفن‌ها معمولا دارای صفحه نمایش، صفحه کلید و بلندگو هستند و امکاناتی مانند شماره‌گیری سریع، انتقال تماس، چند خطی و غیره را ارائه می‌دهند.
• برای راه‌اندازی ویپ مبتنی بر سخت افزار، شما باید مراحل زیر را دنبال کنید:
• اتصال تلفن‌های IP به روتر اترنت با استفاده از کابل‌های شبکه.
• اتصال سرور ویپ به روتر اترنت با استفاده از کابل شبکه یا اتصال بی‌سیم.
• اتصال گیت‌وی FXO یا FXS به روتر اترنت و خطوط یا تلفن‌های آنالوگ با استفاده از کابل‌های تلفن.

تنظیم پارامترهای مربوط به ویپ بر روی سرور ویپ، تلفن‌های IP و گیت‌وی. این مرحله ممکن است بسته به نوع سخت افزار و نرم افزار متفاوت باشد. معمولا شما باید اطلاعاتی مانند آدرس IP، پورت، نام کاربری، رمز عبور، شماره داخلی و غیره را وارد کنید.

تست کردن تماس‌های ویپ بین تلفن‌های IP و یا بین تلفن‌های IP و تلفن‌های آنالوگ. اگر تماس‌ها موفقیت‌آمیز بودند، به این معنی است که راه‌اندازی ویپ مبتنی بر سخت افزار با موفقیت انجام شده است.

راه‌اندازی ویپ مبتنی بر نرم افزار

برای راه‌اندازی ویپ مبتنی بر نرم افزار، شما نیاز به موارد زیر دارید:

• یک سرور برای نصب و اجرای نرم افزار ویپ. این سرور می‌تواند فیزیکی یا مجازی باشد.
• یک نرم افزار ویپ که مدیریت تماس‌ها و ارسال و دریافت سیگنال‌های صوتی را بر عهده دارد. معروف‌ترین نرم افزار ویپ، استریسک (Asterisk) است که یک نرم افزار متن‌باز و رایگان است.
• یک گیت‌وی که وظیفه تبدیل سیگنال‌های آنالوگ به دیجیتال و بالعکس را دارد. این گیت‌وی می‌تواند یک کارت تلفن یا یک دستگاه جداگانه باشد.
• یک تلفن IP یا یک نرم افزار تلفن (Softphone) که برای برقراری تماس از طریق شبکه استفاده می‌شود. تلفن IP یک دستگاه تلفن مخصوص ویپ است که به روتر یا سرور شما متصل می‌شود. نرم افزار تلفن یک برنامه کاربردی است که بر روی کامپیوتر یا گوشی هوشمند شما نصب می‌شود و با استفاده از یک هدست یا بلندگو، شما را قادر

برخی از نرم افزارهای ویپ رایج در ایران

1- ویز (voiz): تنها سیستم تلفنی رایگان و فارسی ویپ

نرم افزار اول که ویز نام دارد، یک نرم افزار ناوبری جی‌پی‌اس است که از اطلاعات ترافیکی در زمان واقعی کاربران خود استفاده می‌کند. با استفاده از ویز، می‌توانید بهترین مسیر را برای رسیدن به مقصد خود پیدا کنید و از ترافیک، تصادفات، تله‌های پلیس و سایر مشکلات جاده‌ای آگاه شوید. همچنین می‌توانید با دیگر کاربران ویز ارتباط برقرار کنید و اطلاعات مفیدی را با آن‌ها به اشتراک بگذارید.

2- اسمارت فینک (SmartFink): نرم افزار نظارت و مونیتورینگ سیستم تلفنی الستیکس، ایزابل

نرم افزار دوم که اسمارت فینک نام دارد، یک نرم افزار تحت ویندوز است که به شما امکان نظارت و مدیریت بر سیستم تلفنی استریسک یا الستیکس را می‌دهد. با استفاده از اسمارت فینک، می‌توانید وضعیت داخلی‌ها، خطوط شهری و صف‌های انتظار را مشاهده کنید و برخی دستورات مدیریتی مانند شنود، ضبط و برقراری تماس را اجرا کنید. اسمارت فینک یک نرم افزار رایگان است که توسط ویپ ایران تولید و ارائه شده است.

3- پنل اپراتور استریسک (FOP2): بهترین پنل اپراتوری سیستم های تلفنی استریسکی (Elastix, Issabel, Freepbx,…)

نرم افزار سوم که پنل اپراتور استریسک (FOP2) نام دارد، یک نرم افزار تحت وب است که به شما امکان نظارت و کنترل بر سیستم تلفنی استریسک یا الستیکس را می‌دهد. با استفاده از پنل اپراتور استریسک، می‌توانید وضعیت داخلی‌ها، خطوط شهری، صف‌های انتظار، تماس‌های در حال برقراری و غیره را مشاهده کنید و برخی عملیات مانند انتقال تماس، شنود مکالمات، ضبط تماس و غیره را انجام دهید. پنل اپراتور استریسک یک نرم افزار رایگان است که برای تعداد ۱۵ داخلی با همه امکانات قابل استفاده است.

برآورد هزینه برای کسب و کارهای مختلف

ما در این قسمت می‌خواهیم با توجه به پیش فرض‌های ممکن، برآوردی روی هزینه راه‌اندازی سیستم Voip در کسب و کارهای با ابعاد مختلف داشته باشیم. مواردی که باید در نظر گرفته شوند به قرار زیر هستند:

اولین چیزی که باید برای راه‌اندازی ویپ فراهم شود، مرکز ویپ یا همان دستگاه سانترال (UCM) است. شما به تعداد خطوط شهری خود می‌توانید مرکز ویپ داشته باشید. ناگفته نماند که برخی دستگاه‌های سانترال، حتی ساده‌ترین آن‌ها قابلیت ارائه داخلی‌های مختلف را دارند.

نکته بعدی تعداد کارمندان است و اینکه از چه نوع تلفنی برای آن‌ها استفاده می‌شود؛ برای مثال تلفن کارمندی یا همان اکونومی، تلفن منشی، تلفن ارشدی و تلفن مدیریت از جمله تلفن‌هایی هستند که بر اساس نیاز و سلیقه کارفرما خریداری می‌شوند.

مقادیر فوق حدودی هستند و به عوامل زیادی بستگی دارند: نیازهای شرکت، امکانات پیش فرض موجود، سلیقه کارفرما، بودجه کسب و کار، خدمات و نگه‌داری، تجهیزات جانبی سوئیچ و …

نکات مهم برای کاهش هزینه راه‌اندازی ویپ

برای کاهش هزینه راه‌اندازی ویپ، باید به چند نکته مهم توجه کنید. از جمله این نکات می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:

زیرساخت‌های فعلی سازمان: بررسی کنید که آیا شبکه و اینترنت سازمان شما مناسب برای پشتیبانی از ویپ است یا نه. اگر نه، باید از ارتقاء آن‌ها اطمینان حاصل کنید.

تجهیزات و امکانات موردنیاز: برای راه‌اندازی ویپ، شما نیاز به تهیه برخی تجهیزات دارید، مانند گیت‌وی، تلفن‌های IP، آداپتور و کامپیوتر. باید بر اساس نیاز و بودجه خود تجهیزات مناسب را انتخاب کنید.

ماژول‌ها و نرم‌افزارهای موردنیاز: برای مدیریت ویپ، شما نیاز به نصب و راه اندازی یک نرم‌افزار ویپ دارید، که می‌تواند رایگان یا پرداختی باشد. همچنین باید بر اساس قابلیت‌های موردنیاز خود، ماژول‌های اضافی را نیز تهیه و نصب کنید.

کیفیت سیستم ویپ: برای اطمینان از کیفیت بالای تماس‌های ویپ، باید به عواملی مانند پهنای باند، تاخیر، از دست رفتن بسته‌ها، اکو و نویز توجه کنید و راه‌حل‌های مناسب را برای بهبود آن‌ها انجام دهید.

پشتیبانی ارائه شده برای سیستم: برای حل مشکلات و به‌روزرسانی سیستم ویپ، به پشتیبانی فنی نیاز دارید. باید بر اساس سطح و کیفیت پشتیبانی موردنیاز خود، یک شرکت معتبر و متخصص را برای ارائه خدمات پشتیبانی انتخاب کنید.

استفاده از تجهیزات دست دوم

استفاده از تجهیزات دست دوم ویپ می‌تواند یک راه برای کاهش هزینه‌های راه‌اندازی ویپ باشد، اما باید مواردی را در نظر داشته باشید:

• تجهیزات دست دوم ممکن است دارای عیب، خرابی، یا کمبود قطعات باشند که باعث کاهش کیفیت و امنیت سرویس ویپ شوند.
• تجهیزات دست دوم ممکن است از نظر فنی منسوخ یا ناسازگار با تکنولوژی‌های جدید باشند، که باعث محدود شدن قابلیت‌ها و امکانات ویپ شوند.
• تجهیزات دست دوم ممکن است دارای گارانتی یا پشتیبانی فنی نباشند، که همین باعث افزایش هزینه‌های تعمیر و نگهداری شود.

بنابراین، قبل از خرید تجهیزات دست دوم ویپ، باید به نیازها، اهداف، و بودجه‌ خود دقت کنید و مزایا و معایب استفاده از تجهیزات دست دوم را با تجهیزات جدید مقایسه کنید. اگر می‌خواهید از کیفیت، امنیت، و قابلیت‌های بالای سیستم ویپ بهره‌مند شوید، بهتر است از تجهیزات جدید و معتبر استفاده کنید.

انتخاب سرویس‌دهنده مناسب

انتخاب سرویس‌دهنده مناسب برای ویپ می‌تواند تاثیر مهمی در کاهش هزینه‌های ویپ داشته باشد. برای انتخاب یک سرویس‌دهنده مناسب، باید به موارد زیر توجه کنید:

• کیفیت خدمات: سرویس‌دهنده باید از کیفیت صدا، امنیت ارتباطات، پایداری سیستم، و پشتیبانی فنی مناسب اطمینان حاصل کند.
• قابلیت‌ها و امکانات: سرویس دهنده باید از قابلیت‌ها و امکاناتی مانند شناسه تماس، پیام صوتی، کنفرانس، انتقال تماس، و ضبط تماس پشتیبانی کند.
• تعرفه‌ها و بسته‌ها: سرویس‌دهنده باید تعرفه‌ها و بسته‌های متناسب با نیازها، اهداف، و بودجه‌ کاربران را ارائه دهد. برخی از سرویس‌دهندگان از تعرفه‌های ثابت، متغیر، یا مبتنی بر مصرف استفاده می‌کنند.

بنابراین، با مقایسه و ارزیابی سرویس‌دهندگان مختلف ویپ، می‌توانید از هزینه‌های کمتر و خدمات بهتر ویپ بهره‌مند شوید.

استفاده از سیستم‌های ابری

استفاده از سیستم‌های ابری می‌تواند در کاهش هزینه‌های ویپ موثر باشد. برخی از مزایای استفاده از سیستم‌های ابری نسبت به سیستم‌های تحت وب عبارتند از:

• کاهش هزینه‌های تامین، نگه‌داری، و به‌روزرسانی زیرساخت‌های سخت‌افزاری و نرم‌افزاری
• کاهش هزینه‌های مصرف انرژی و خنک‌کننده‌ها
• کاهش هزینه‌های مربوط به امنیت و پشتیبانی فنی
• کاهش هزینه‌های مربوط به مجوزها و اشتراک‌های نرم‌افزاری
• کاهش هزینه‌های مربوط به مدیریت و نظارت بر سیستم‌های تحت وب
• افزایش قابلیت انعطاف‌پذیری و مقیاس‌پذیری سیستم‌های تحت وب
• افزایش کارایی و بهره‌وری سیستم‌های تحت وب
• افزایش دسترسی و همکاری بین کاربران و مشتریان

بر اساس گزارشی از اوراکل، استفاده از سیستم‌های ابری با حذف هزینه‌های تامین زیرساخت و نگهداری از آن، در مقایسه با سیستم‌های تحت شبکه، در یک دوره زمانی 4 ساله مجموع هزینه‌ها را تا 50% کاهش می‌دهد.

کلام آخر

ویپ مزایای زیادی از جمله کاهش هزینه‌ها، افزایش کارایی، انعطاف‌پذیری و امنیت برای کسب و کار شما دارد. ویپ همچنین امکان ارائه خدمات مشتریان بهتر را فراهم می‌کند، زیرا می‌تواند با سایر سیستم‌های ارتباطی مانند ایمیل، پیامک، چت و ویدئو ادغام شود؛ البته ویپ هم مانند هر سیستم دیگری معایبی هم دارد که از جمله آن‌ها می توان به مواردی همچون نیاز به اینترنت پایدار، محدودیت‌های قانونی و امکان از دست رفتن داده‌ها در صورت قطع برق اشاره کرد. بنابراین، قبل از انتخاب ویپ برای کسب و کار خود، باید به نیازها، بودجه و زیرساخت‌های خود توجه کنید.

سوالات متداول: