مرکز تلفن تحت شبکه چیست؟ + معنی و مفهوم PBX

قطعا کسب و کاری دارید که تعداد کارمندان زیاد هستند و برای اینکه روابط بین آنها را بهتر کنید و راحت‌تر با یکدیگر و حتی با مشتری ارتباط برقرار کنند، نیاز به سیستمی دارید تا این کار را برای شما انجام دهد. مرکز تلفن تحت شبکه یک راهکار مناسب برای چنین شرکت‌هایی است که به فکر رشد و توسعه سازمان خود هستند.

حال قصد داریم تا در این مقاله با مرکز تلفن تحت شبکه بیشتر آشنا شویم و مزیت‌های این سیستم را با هم بررسی کنیم. در آخر اگر سوالی داشتید، می‌توانید مشکل خود را مطرح کنید تا در کمترین زمان پاسخ شما را بدهیم.

مرکز تلفن تحت شبکه ( IP PBX )

مرکز تلفن تحت شبکه چند اصطلاح دارد که با آنها آشنا می‌شویم. کلمه IP مخفف عبارت انگلیسی internet protocol به معنای لغوی “پروتکل اینترنت” است. کلمه PBX هم مخفف عبارت “private branch exchange” به معنای لغوی “تبادل شعبه خصوصی” است. حالا معنای این عبارات در کسب و کار چیست و اصلا “ویپ (voip)” و “IP PBX” چه نقشی در رشد سازمانی شما خواهند داشت؟

مرکز تلفن تحت شبکه یک سیستم مرکزی است که مکالمات بین کاربران یک شبکه تلفنی را با استفاده از پروتکل‌های اینترتی برقرار می‌سازد. این سیستم یک راه حل بسیار مناسب برای کسب و کارهایی است که کارمندان شرکت، سر و کار زیادی با تلفن دارند.

مفهوم مرکز تلفت تحت شبکه
ارتباط مرکز تلفن تحت شبکه با سایر دستگاه‌ها

و یا اینکه مشتریان برای ارتباط برقرار کردن با شرکت و بررسی مشکلاتشان باید از طریق تماس تلفنی این کار را انجام دهند. سیستم PBX از نظر اقتصادی به نفع شرکت‌ها بوده و به آنها این امکان را می‌دهد تا هزینه‌های خود را از لحاظ تهیه تعداد زیادی از خطوط تلفن کاهش دهند.

اکنون که داریم اصطلاحات مرکز تلفن را یا می‌گیریم، بد نیست با دیگر اصطلاحات آن آشنا شویم. شاید عباراتی مانند سرور ویپ، مرکز تلفن ویپ و یا سرور مرکز تلفن را شنیده باشید و یا عبارات انگلیسی آنها را (VoIP PBX، IP PBX server و VoIP server) در سایت‌ها مشاهده کرده باشید. این‌ها همه مفهوم مرکز تلفن تحت شبکه را می‌رسانند.


مرکز تلفن تحت شبکه با جزئیاتی دقیق‌تر

بیاید مرکز تلفن تحت شبکه را به عنوان یک صفحه کلید پیشرفته فرض کنیم که یک نفر به عنوان اپراتور جلوی آن نشسته و به محض دریافت تماس‌ها، آنها را به یکدیگر وصل می‌کند. صفحه کلید تلفن در اواخر دهه ۱۸۰۰ میلادی بعد از آنکه تلفن اختراع شد، خود را به جهانیان معرفی کرد.

این سیستم که همانند یک تابلو بود، مدت زیادی به مردم دنیا خدمت کرد. به دلیل این که این صفحه تقسیم تحولی در ارتباطات تلفنی ایجاد کرد، می‌توان آن را به عنوان یک تکنولوژی هم تلقی کرد.

اگر  فیلم‌های قدیمی سینمای خارج را دیده باشید، حتما مشاهده کرده‌اید که وقتی کسی قصد تماس گرفتن با شخص دیگری را داشت، در ابتدا باید با اپراتور تلفن تماس می‌گرفت. سپس شماره مورد نظر را به شخص اپراتور اعلام می‌کرد تا تماس را به او متصل کنند.

اپراتور هم با شخص مورد نظر تماس می‌گرفت و به اعلام می‌کرد که پشت خط کسی با او کار دارد. این کار دو خط تلفن را درگیر می‌کرد و باعث می‌شد تا شخصی که تماس را دریافت کرده هم هزینه‌ای را بپردازد.

حال کمی به جلوتر و به سال‌ ۱۹۷۰ می‌رویم. زمانی که دیگر نیازی به شخص اپراتور نبود. در آن زمان تماس‌ها به صورت خودکار به یکدیگر متصل می‌شدند. در سال ۱۹۹۰ دیگر کم‌کم اصطلاح PBX و یا مرکز تلفن بر سر زبان‌ها افتاد. شرکت‌های بزرگی شروع به سرمایه‌گذاری در این زمینه شدند و با پیشرفت فناوری، تحولی جدید در دنیای تجارت ایجاد شد.


صحبت کردن فنی با مرکز تلفن

برای درک بهتر این موضوع مثالی می‌زنیم. قطعا تا حالا شما با شرکتی تماس گرفته‌اید که اکثر اوقات یه خانم با صدای ضبط شده شما را برای ارتباط گرفتن با بخش مورد نظر شرکت، راهنمایی می‌کند.

مثلا می‌گوید “برای ارتباط با واحد مالی شماره ۲ و یا برای ارتباط با واحد پشتیبانی شماره ۳ را وارد کنید” تا تماس شما به صورت اتوماتیک به همان واحد وصل شود.

این در واقع همان مفهوم مرکز تلفن است که این گونه برای ارتباط بهتر شما با شرکت طراحی شده است. حال می‌خواهیم به چند مورد از عملکردها و وظایف اصلی مرکز اشاره کنیم:

  • برقراری تماس‌های داخلی و خارجی
  • ارتباط دادن کاربران به یکدیگر
  • اطمینان داشتن از وصل بودن تماس در زمانی که می‌خواهید تماس را اتقال دهید
  • آزاد کردن فضای حافظه مرکز تلفن زمانی که کاربران تماس را قطع می‌کنند
  • ضبط تمامی تماس‌های ارسالی و دریافتی
  • دسترسی به پیام‌های ضبط شده و پیگیری آنها در زمان نیاز
تنظیم آهنگ انتظار و ضبط مکالمات در مرکز تلفن تحت شبکه
تنظیمات و شخصی ‌سازی در مرکز تلفن تحت شبکه

سایر وظایف مرکز تلفن چیست؟

در قسمت بالا به برخی وظایف فنی مرکز تلفن پرداختیم. حالا به نظر شما چه کارهای دیگری مرکز تلفن انجام می‌دهد؟ عجله نکنید، چون ما اینجا هستیم تا به این سوال پاسخ دهیم. سایر وظایف مرکز تلفن عبارتند از:

  • تعیین یک شماره تلفن مرکزی برای برقرار تماس‌های خارجی
  • بهینه کردن و دادن یک ساختار سازمان‌یافته به واحد مرکز تماس یا واحد ارتباط با مشتریان
  • برنامه‌ریزی پاسخگویی اتوماتیک به گونه‌ای که تماس‌گیرندگان با واحد دلخواهشان ارتباط بگیرند
  • سفارشی کردن پیام‌ها و صدای ضبط شده برای پاسخگویی خودکار
  • مدیریت کردن تماس‌ها و نحوه برخورد با آنها
  • تنظیم کردن پیام‌های انتظار و قرار دادن موسیقی یا پیام تبلیغاتی در زمانی که کاربر پشت خط منتظر وصل شدن تماس است
  • تنظیم کردن پیغام‌گیر صوتی در زمان‌هایی که شرکت تعطیل است و قادر به پاسخگویی نیستید، با این کار مشتری را از دست نمی‌دهید
  • انتقال تماس‌ها به کاربران دیگر به صورت بسیار ساده

تمامی کارهایی که ذکر شد در حیطه وظایف مرکز تلفن قرار می‌گیرد. حال در بخش بعدی قصد داریم تا به مقایسه مرکز تلفن‌های قدیمی با مرکز تلفن تحت شبکه بپردازیم.


مقایسه مرکز تلفن قدیمی با مرکز تلفن تحت شبکه

حالا می‌خواهیم به مقایسه مرکز تلفن‌های قدیمی با مرکز تلفن تحت شبکه بپردازیم. راحت‌ترین پاسخی که می‌توان به این سوال داد این است که مرکز تلفن تحت شبکه با استفاده از اینترنت کار می‌کند، یعنی از سیستم ویپ (Voip) پشتیبانی می‌کند.

اگر بخواهیم جوابی با جزئیات دقیق‌تر ارائه دهیم، این است که مرکز تلفن‌های قدیمی، اکثرا سخت‌افزاری بودند ولی مرکز تلفن تحت شبکه با نرم‌افزار کار می‌کند. مرکز تلفن تحت شبکه داده‌ها را دسته‌بندی می‌کند.

به گونه‌ای که تماس‌های صوتی و حتی تصویری به راحتی قابل کنترل بوده و می‌توانند با برنامه‌هایی مانند Outlook ادغام شوند و ارتباطی بی‌نظیر را ایجاد کنند. شناختن این موارد باعث می‌شود که صحبت کردن در مورد سیستم Voip بیش از پیش برایمان جذاب شود.

ارتباط VOIP و OUTLOOK
ارتباط VOIP و Outlook

معنی ویپ (Voip) چیست؟

احتمالا تا الان معنی ویپ(Voip) را فهمیده‌اید. ولی با این حساب برای یادآوری هم که شده، یک بار دیگر مفهوم ویپ را با هم بررسی می‌کنیم. کلمه انگلیسی Voip مخفف عبارت “Voice over Internet Protocol” است. معنای لغوی این عبارت، “صحبت کردن بر بستر اینترنت” است.

یعنی برای صحبت کردن، به جای استفاده از تلفن‌های ثابت از اینترنت استفاده کنیم. به همین راحتی مفهوم “ویپ” را متوجه شدید. بیایید یک مثال ساده‌تر بزنیم. مرکز تلفن تحت شبکه (IP PBX) همانند یک شخصی است که در داخل مغازه به محض ورود شما، برای خوش‌آمد گویی و راهنمایی شما ظاهر می‌شود.

اگر نیاز به مشاوره داشته باشید شما را به بخش مشاوره راهنمایی می‌کند و یا خدماتی را مدنظر دارید به شما می‌گوید که به کدام بخش مراجعه کنید. در واقع به یکپارچه‌سازی ارتباطات کمک می‌کند. اگر با یکپارچه‌سازی ارتباطات آشنا نیستید، حتما بخش بعدی مطلب را بخوانید.

مفهوم VOIP و ارتباط آن با مرکز تلفن تحت شبکه
ویپ بهترین فناوری ارتباطی

یکپارچه‌سازی ارتباطات چیست؟

ارتباطات یکپارچه در واقع کاری است که باعث ‌شود تا ارتباط بین کاربران در یک سطح و با یک سیستم خاص انجام شود. بر اساس مرکز تلفن تحت شبکه این کارها می‌تواند تماس‌های صوتی، برگزاری کنفرانس‌های تصویری و حتی چند نفره، گپ زدن و یا اشتراک‌گذاری اطلاعات باشد.

اگر کمی دقیق‌تر به این مفهوم تمرکز کنید، متوجه می‌شوید که ارتباطات یکپارچه، در واقع یک شبکه بزرگ ارتباطات سازمانی در یک مجموعه است. در بهترین حالت تعریف ارتباطات یکپارچه می‌توانیم بگوییم که محمد با علیرضا گپ می‌زند.

حالا این دو نفر تصمیم دارند که سریعا با حسین ارتباط داشته باشند و او را وارد بحث کنند بدون اینکه محمد و علیرضا بخواهند گوشی را قطع کنند. سپس بعد از آن می‌خواهند که سریعا فایلی را بین خودشان به اشتراک بگذارند.

این دقیقا همان یکپارچه‌سازی ارتباطات است که به کاربران این امکان را می‌دهد تا در همان شبکه و با استفاده از رسانه‌های مختلف، به‌راحتی با یکدیگر ارتباط داشته باشند.

مرکز ارتباط با مشتریان و کار با سانترال
مرکز تلفن تحت شبکه بهترین راه‌حل برای ارتباط با مشتریان

نحوه کار کردن مرکز تلفن تحت شبکه

مرکز تلفن تحت شبکه به این صورت عمل می‌کند که به هر شخصی که در درون سازمان قرار دارد یک شناسه یا ID منحصر به فرد تعلق می‌گیرد. این شناسه‌ها معمولا با یک ایمیل تعریف می‌شوند که به آنها اصطلاحا “آدرس Sip کاربر” نیز گفته می‌شود.


البته باید بگوییم که همه این کارها با استفاده از تلفن‌های سانترال یا تحت شبکه انجام می‌گیرد. تنظیمات خاصی باید انجام شود که متخصصین خود را می‌طلبد. برای دریافت مشاوره رایگان در زمینه محصولات سانترال می‌توانید با شماره 📞 ۰۲۱۸۱۰۱۰ و یا به وب‌سایت ایده آل گستر مراجعه کنید.


هنگامی که تماسی به تلفن سانترال وصل می‌شود، این مرکز تلفن تحت شبکه است که تعیین می‌کند که تماس وصل شده از خارج از سازمان است یا داخل سازمان. اگر تماس داخلی باشد که به همان شماره اختصاص‌یافته و شماره‌گیری شده وصل می‌شود.

ولی اگر تماس خارج از سازمان باشد، دستگاه PBX تماس را به سرویس‌های ارائه کننده خدمات Voip هدایت می‌کند که خط تلفن خارجی است. اما کار PBX تنها به اینجا ختم نمی‌شود.

در واقع PBX نقش یک کنترل‌کننده ترافیک را برای تماس‌های تلفنی که به کسب و کار شما وصل می‌شوند، ایفا می‌کند. حتی در برخی مواقع که تمایل دارید تا کنفرانس‌های صوتی چند نفره برگزار کنید، تنها راه آن استفاده از PBX است.

برای آشنایی با مفهوم سانترال می‌توانید “مقاله سانترال چیست” را مطالعه کنید.


سخن پایانی

دستگاه PBX در حال حاضر یکی از ارکان تشکیل سازمان‌ها و شرکت‌های موفق است. کوچک یا بزرگ بودن سازمان مهم نیست. مهم این است که یک سازمان به فکر رشد و پیشرفت باشد. این امر کافیست تا در ابتدا به فکر مسئله ارتباطات باشد و فارغ از دیگر مسائل ضروری برای بهبود ارتباطات داخلی و خارجی سازمان، از یک مرکز تلفن تحت شبکه استفاده کند. خوشحال می‌شویم تا تجربیات خود را در استفاده از وسایل ارتباطی درون سازمان خود با ما و در بخش نظرات به اشتراک بگذارید.

2 نظرات
  1. محمد رضا می گوید

    میخوام برای منشی تلفن صدا اختصاصی بذارم لطفا راهنمایی کنید

    1. niknam می گوید

      سلام دوست عزیز
      برای تنظیم صدای منشی تلفن لطفا این مقاله را مطالعه فرمایید
      و یا با مرکز پشتیبانی تماس بگیرید

ارسال یک پاسخ

آدرس ایمیل شما منتشر نخواهد شد.