مزایای ویپ | فهرستی از معایب و مزایای سیستم VOIP

فناوری ویپ چه مزیت‌هایی برای کسب و کار ما دارد؟ آیا استفاده از VoIP می‌تواند تجارت ما را رونق دهد؟ تاثیر آن بر ارتباطات درون شرکتی بین کارکنان و ارتباطات برون شرکتی با مشتریان چگونه است؟ اگر بخواهیم به این پرسش‌ها پاسخ دهیم، ابتدا باید یک تعریف کوتاه و روشن از ویپ داشته باشیم.

فناوری ویپ (VoIP) به شما این امکان را می‌دهد تا از طریق اینترنت، مکالمه تلفنی برقرار کنید. با این حال، اگر به دنبال توضیح کامل‌تری دراین‌باره هستید، می‌توانید مقاله ویپ چیست را مطالعه کنید.

مشاوره با کارشناسان ایده‌آل گستر

اما استفاده از فناوری ویپ واقعا به‌صرفه است؟ در این مقاله سعی شده تا مزایای ویپ و استفاده از آن به طور کامل توضیح داده شود. پس از خواندن این مقاله، خیلی راحت‌تر می‌توانید درباره استفاده از این سیستم تصمیم بگیرید.

ویژگی‌ها و مزیت‌های VoIP

• کم کردن هزینه‌های ارتباطی
• افزایش دسترسی‌
• پورتابل بودن یا داشتن قابلیت جابه‌جایی
• مقیاس‌پذیری بالا
• ویژگی‌های منحصر به فرد برای کسب و کارهای کوچک و بزرگ
• کیفیت صدای شفاف‌تر
• انجام دادن چندین کار

این‌ موارد همگی از مزایای ویپ به شمار می‌روند، ولی اگر تمایل داشتید تا با امکانات ویپ آشنا شوید، مقاله “امکانات ویپ” را مطالعه کنید.

کم شدن هزینه‌های ارتباطی

یکی از اهداف مهم شرکت‌های کوچک و بزرگ و سازمان‌ها این است که بتوانند هر ساله هزینه‌های جانبی خود را کاهش دهند. این هزینه‌ها مربوط به هر بخشی می‌تواند باشد. از مهمترین آنها می‌توان به هزینه‌های تبلیغات، هزینه‌های نیروی انسانی و همچنین هزینه‌های ارتباطی اشاره کرد.

یکی از امتیازات سیستم VoIP، کاهش هزینه‌های ارتباطی است. موضوعی که درباره ویپ بسیار اهمیت دارد این است که هزینه‌های صورتحساب تلفنی را کاهش می‌دهد؛ دست‌کم اگر هزینه‌ها کمتر نشود، بیشتر هم نخواهد شد.

این صرفه‌جویی در هزینه به دو صورت مستقیم و غیر مستقیم انجام می‌شود:

صرفه‌جویی مستقیم با استفاده از VoIP

زمانی که یک شرکت شکل می‌گیرد، یکی از اولین هزینه‌های آن، راه‌اندازی سیستم تلفنی برای مجموعه است. طبیعی است که باید برای تهیه تجهیزات و راه‌اندازی سیستم تلفنی مناسب، هزینه کنید. نصب و راه اندازی ویپ هم از این امر مستثنا نیست. 

دستگاه سانترال (مرکز تلفن)

دستگاه سانترال یا مرکز تلفن سیستمی است که چندین تلفن را در یک شرکت به هم متصل می‌کند. درست است که در ابتدا شما یک بار برای خرید دستگاه سانترال اقدام می‌کنید، ولی در بلندمدت متوجه خواهید شد که هزینه‌های تلفنی زیادی را به صورت مستقیم کاهش داده‌اید. به این ترتیب، میلیون‌ها تومان پول تلفن می‌تواند با استفاده از سانترال، ذخیره و در امور دیگر استفاده شود. اگر اطلاعات کافی درباره سانترال ندارید، مطلب “دستگاه سانترال چیست” به طور کامل و جامع به آن پرداخته است.

کاهش هزینه‌های سیم‌کشی

استفاده از شبکه کامپیوتری باعث می‌شود تا هزینه‌های سیم‌کشی تلفن کم شود، به این خاطر که سیستم VoIP اجازه می‌دهد که دیتا و صدا در یک کانال جابه‌جا شوند. کافی است تلفن‌های تحت شبکه به اینترنت متصل شوند. دیگر به سیم‌کشی‌های رایج برای سانترال سنتی نیازی ندارید.

هزینه‌های تماس

یکی دیگر از هزینه‌های مستقیمی که ویپ روی آن اثر می‌گذارد، کاهش قبض تلفن است. تماس‌هایی که از طریق اینترنت انجام می‌شود، ارزان‌تر از تماس‌ با خطوط آنالوگ یا همان خطوط معمولی مخابرات (PSTN) است.

در سال‌های دور اکثر شرکت‌ها با پهنای باند و سرعت اینترنت مشکلات زیادی داشتند ولی اکنون شاهد هستیم که هر روز سرعت اینترنت رو به بهبودی و پیشرفت است. آمارهای جهانی نشان‌دهنده آن است که کسب و کارهای کوچک می‌توانند هزینه‌ها و صورت‌حساب تلفن خود را حدود 60 درصد کاهش دهند که این مقدار قابل توجهی در طی سال می‌تواند باشد.

از همه مهم‌تر اینکه هزینه تماس‌های بین‌المللی نیز تا 90 درصد کم می‌شود. اگر سالیانه این هزینه‌ها را حساب کنید، متوجه می‌شوید که رقم سنگینی می‌شود. اگر یک بیزینس بین‌المللی دارید، بدون شک استفاده از ویپ برای شما به‌صرفه خواهد بود.

سایر هزینه‌ها

در برخی موارد، سرویس ویپ سایر هزینه‌های مستقیم مانند هزینه‌های نگهداری، تعمیر و مالیات را کاهش می‌دهد. هزینه‌های نگهداری از طرف شرکت‌های خدمات‌دهنده این سیستم، اغلب به صورت اشتراک ماهیانه است که می‌توانید از آنها استفاده کنید.

خرید تجهیزات ویپ

صرفه‌جویی غیرمستقیم با استفاده از ویپ

اکنون روش غیرمستقیم را بررسی می‌کنیم، روشی که در بلندمدت ارزش خود را نشان می‌دهد. هزینه‌هایی که به طور غیرمستقیم می‌تواند کاهش یابد، به چند شکل انجام می‌شود:

صرفه‌جویی در هزینه‌ها با استفاده از دورکاری

استفاده از فناوری ویپ باعث می‌شود، کارمندان از راه دور هم با شرکت ارتباط داشته باشند؛ یعنی VoIP توانایی انجام دورکاری را به افراد می‌دهد. این مسئله مدیون امکانات بسیار زیاد ویپ از قبیل انتقال تماس، انتظار مکالمه، ایجاد کنفرانس و تماس ویدیویی است که از طریق تلفن‌های سنتی قابل اجرا نیست.

مطالعات زیادی در این زمینه انجام شده که نشان می‌دهد، استفاده از ویپ برای دورکاری، بهره‌وری کارمندان را افزایش داده و همچنین در استفاده از فضای کار صرفه‌جویی زیادی می‌شود.

صرفه‌جویی در نیروی انسانی

به عنوان مثال، استفاده از ویپ، نیاز به استخدام منشی را تا حد زیادی کاهش می‌دهد. البته این مورد در شرکت‌های کوچکتر از اهمیت بالایی برخوردار است ولی در شرکت‌های بزرگ چندان مهم نیست. به هر حال، استفاده از تلفن گویا و کم شدن حقوق یک منشی در کسب و کارهای کوچک و در طول سال، قابل توجه است.

افزایش قابلیت دسترسی

افزایش دسترسی، یکی از بزرگترین مزیت‌های ویپ به حساب می‌آید. در سیستم VoIP امکان برقراری تماس از هر جایی ممکن است و در اصل محدودیت مکانی ندارد.

کافی است به اینترنت دسترسی داشته باشید تا از هر جایی در دنیا بتوانید به شماره‌های داخلی شرکت دسترسی داشته باشید و یا به تماس‌هایی که از بیرون با شرکت گرفته می‌شود، پاسخ دهید. هم‌چنین می‌توانید صندوق صوتی را فعال کنید تا برای شما پیام بگذارند تا در اسرع وقت به آن‌ها پاسخ دهید.

قابلیت پرتابل بودن

شماره‌ای که به عنوان شماره ویپ استفاده می‌کنید، در اختیار و مالکیت شما خواهد ماند. در این صورت، اگر از لحاظ مکانی جابه‌جا شوید و آدرس کسب و کار شما تغییر کند، می‌توانید شماره خود را نگه دارید.

مقیاس‌پذیری بالا

یکی دیگر از مزایای ویپ، مقیاس‌پذیری بالای آن است. مقیاس‌پذیری به قابلیت توسعه سیستم ویپ اشاره دارد.

فرض کنید، کسب و کارتان در حال رشد است و کارمندان جدیدی استخدام می‌کنید. اکنون اضافه کردن خطوط داخلی جدید به خطوط قبلی با کمترین هزینه ممکن، قابل اجرا است. هم‌چنین اگر قصد دارید در شهرهای دیگر هم شعبه داشته باشید، می‌توانید تلفن‌های دفتر جدید را با استفاده از ویپ، به خطوط فعلی شرکت وصل کنید.

تلفن‌های تحت شبکه پاناسونیک، گرنداستریم و یالینک به خوبی از عهده این کار برمی‌آیند.

ویژگی‌های مناسب و پیشرفته برای کسب و کارهای بزرگ و کوچک

به کارگیری ویژگی‌هایی چون انتقال تماس و پاسخگویی خودکار می‌تواند این تصور را در ذهن مخاطب ایجاد کند که شرکت بزرگی دارید. هم‌چنین برای مشتری حس نزدیکی بیشتری با شرکت به همراه دارد و این مورد زمانی امکان‌پذیر است که از تمامی ظرفیت‌های موجود در ویپ استفاده شود.

سیستم ویپ با فراهم کردن مکالمه‌های چند نفره به کسب و کارهای بزرگ و کوچک این امکان را می‌دهد که بسیاری از افراد به یک تماس وصل شوند و با یکدیگر کنفرانس تلفنی برقرار کنند، ویژگی که در تلفن‌های سنتی نمی‌بینید. تلفن تحت شبکه یالینک از آن دست محصولاتی است که امکاناتی نظیر این را در اختیار شما می‌گذارد. برای نمونه، تلفن تحت شبکه یالینک SIP-T30P از پرفروش‌‌ترین محصولات یالینک است که نسبت به قیمت، از امکانات بالایی برخوردار است.

کیفیت صدا

زمانی که فناوری ویپ برای اولین بار مورد استفاده قرار گرفت، مانند سایر فناوری‌های نوین، بدون عیب و ایراد نبود. افت شدید کیفیت تماس باعث می‌شد تا صدا به طور واضح رد و بدل نشود، ولی امروزه با داشتن یک اینترنت پرسرعت و پایدار، دیگر جای نگرانی برای این موضوع نیست.

برعکس، حتی می‌توان از کیفیت بالای صدا در برخی سرویس‌ها نیز لذت برد. تماس‌های ویپ بدون هیچ‌گونه تاخیر در صدا، واضح و شفاف هستند؛ حتی در تماس‌های تصویری و کنفرانسی، درست بودن این موضوع کاملا قابل مشاهده است.

کیفیت صدا در فناوری ویپ به گونه‌ای است که حتی اگر از تماس‌های چند نفره استفاده می‌کنید، پژواک یا برگشت صدا را نخواهید داشت. تلفن‌های تحت شبکه با بهره‌گیری از VoIP و از طریق هدست‌ها نیز صدایی شفاف‌تر و بهتر را برای شما فراهم می‌کنند.

پشتیبانی از چندین وظیفه همزمان

برخلاف تلفن‌های سنتی، تلفن‌های VoIP می‌توانند به صورت همزمان چندین کار را انجام دهند؛ برای نمونه، می‌توانید همزمان هم کنفرانس تلفنی داشته باشید و هم فایل ارسال کنید. همچنین می‌توانید تماس‌های یک‌دست و یکپارچه‌تری را با مشتریان یا همکاران خود حتی در سرتاسر جهان داشته باشید.

معایب VoIP

هر چیزی در جهان هستی که مزیت‌هایی داشته باشد، معایبی هم دارد. تلفن‌های تحت شبکه نیز با دارا بودن امکانات فراوان و ویژگی‌های زیاد، بدون عیب و ایراد نیستند. در اینجا به چند مورد مهم از معایب ویپ اشاره می‌کنیم:

• نیاز به داشتن یک اینترنت قابل اطمینان
• تاخیر و پژواک صدا در برخی موارد
• عدم ردیابی موقعیت مکانی برای تماس‌های اضطراری

نیاز به داشتن یک اینترنت قابل اطمینان

اگر در سیستم ویپ، پهنای باند شبکه کم باشد، می‌تواند به کسب و کار شما آسیب وارد کند. توجه داشته باشید که هر دستگاهی باید از حداقل سرعت بارگذاری 100 کیلو بایت بر ثانیه برخوردار باشد. یک اتصال خوب و مناسب مستلزم این است که از پینگ کمتر 70 میلی‌ثانیه استفاده کند تا تاخیر و لرزش صدا به حداقل خود برسد.

حال چطور بفهمیم که چه پهنای باندی مناسب کار ماست؟ پهنای باند مورد نیاز کسب و کار شما به تعداد تماس‌های همزمان نیز بستگی دارد. برای مطمئن شدن از پهنای باند، بهترین کار این است که یک پهنای باند را به صورت تست روی شبکه فعلی خود اجرا کنید.

خرید تلفن ویپ از بهترین برندهای دنیا

تاخیر و لرزش صدا

از داشتن یک اینترنت پرسرعت که بگذریم، با مساله لرزش و تاخیر مواجه می‌شویم. زمانی که یک ارتباط اینترنتی برقرار می‌کنید و پیامی مانند صدا، فایل و یا تصویر را ارسال و یا دریافت می‌کنید، این پیام‌ها به بسته‌های کوچک‌تر تقسیم شده و سپس برای اینکه در مقصد به درستی دریافت شوند، مجددا سرهم می‌شوند تا به شکل واقعی خود دریافت شوند.

زمانی تاخیر و لرزش ایجاد می‌شود که ناهماهنگی در تقسیم شدن فایل‌ها به بسته‌های کوچکتر و یا سرهم شدن مجدد آنها اتفاق بیفتد. آن وقت است که تاخیر و لرزش را حس می‌کنیم.

این مشکل شاید از شبکه شما نباشد، به این خاطر که اینترنت دائما در حال اصلاح مسیرهای اطلاعات و داده‌ها است تا ترافیک قابل اطمینان و پرسرعت را داشته باشید. توجه داشته باشید که این تغییرات بدون دخالت شما انجام می‌شوند.

چرا تاخیر و لرزش صدا در سیستم ویپ رخ می‌دهد؟

• اتصال اینترنتی ضعیف: ویپ برای آنکه عملکرد مناسبی داشته باشد، نیاز به یک پهنای باند قوی دارد.
• روتر نامناسب: برای اجرای درست و صحیح سرویس ویپ، باید یک روتر مخصوص به این سرویس تهیه شود. وظیفه روتر پیکربندی و اولویت‌بندی بسته‌ها و داده‌های دریافتی است، به این صورت که داده‌های صوتی اولویت بیشتری دارند.
• تعداد کابل نامناسب: کابل‌های اینترنت اهمیت بالایی در سرویس‌های VoIP دارند. برای استفاده از فناوری ویپ توصیه می‌کنیم که از کابل‌های Cat-5e به بالا استفاده کنید. به این خاطر که ممکن است کابل‌های پایین‌تر از مدل Cat-5e سرعت مناسبی را برای شما فراهم نکنند.

چطور مشکل لرزش و تاخیر صدا در VoIP را برطرف کنیم؟

• انتخاب اینترنت پر سرعت
• استفاده از کابل‌های Cat-5e و CAT-6 و مدل‌های بالاتر

عدم ردیابی موقعیت مکانی برای تماس‌های اضطراری

به دلیل داشتن ویژگی‌های پورتابل بودن، تشخیص اینکه شخص سوم از کجا تماس گرفته، سخت است. برای پیگیری رد تماس‌ها، به طور معمول از آدرس IP بدون داشتن اطلاعات GPS استفاده می‌شود.

خرید هدست یالینک

دلایل استفاده از ویپ در کسب و کارهای مختلف

مشاغل و کلا کسب و کارهای بزرگ و کوچک به دو دلیل خیلی مهم تصمیم می‌گیرند که از فناوری ویپ استفاده کنند:

• کاهش هزینه‌ها
• بهره‌وری بالا

یکی از دلایل محبوبیت سیستم ویپ این است که روی هر سخت‌افزار یا کامپیوتری اجرا می‌شود و فایل‌های صدا و داده‌های دیگر نیز روی آن قابل اجرا هستند. این روزها که دورکاری فراگیر شده، شرکت‌ها برای ارتباط بهتر می‌توانند از سیستم ویپ استفاده کنند. مدیریت کسب و کار با VoIP در زمان پاندمی از مهمترین رویکردهای یک سازمان به شمار می‌رود.

برخی از امکاناتی که VoIP برای کسب و کارها فراهم می‌کند، شامل این‌ها است:

• پیام‌های صوتی
• صندوق صوتی
• استفاده از ایمیل‌ها
• استفاده از فکس‌ها
• کنفرانس‌های اینترنتی و…

مزایا و معایب VoIP در یک نگاه

مشاوره با کارشناسان ایده‌آل گستر

شماره تماس کارشناسان ایده‌آل گستر: 02181010

کلام آخر

در این مقاله، مزایای ویپ را به همراه معایب آن مورد بررسی قرار دادیم. حال بر اساس نیازهای کسب و کار خود می‌توانید تصمیم‌گیری کنید که آیا واقعا ویپ به رشد تجارت شما کمک خواهد کرد یا نه؟

باعث خوشحالی ماست که تجربه‌های خود را با ما در میان بگذارید و یا اگر فکر می‌کنید که VoIP استفاده‌های دیگری هم دارد، در زیر این پست برای ما بنویسید.

سوالات متدوال