تلفن داخلی چیست؟

در ادارات و شرکت های بزرگ و کوچک، برای برقراری تماس های داخلی -بین اتاق های مختلف سازمان- از دستگاه سانترال استفاده می شود. مدیریت تماس های داخلی از طریق این دستگاه ها با تلفن های معمولی خانگی ممکن نیست و به تلفن سانترال نیاز است.

در واقع با نصب یک دستگاه سانترال و چند تلفن داخلی، یک یا چند خط شهری بین تمام کارمندان اشتراک گذاری می شود تا بتوانند پاسخگوی تماس های ورودی بوده و قادر به برقراری ارتباط با بیرون از مجموعه باشند. همچنین کاربران می توانند بدون پرداخت کوچکترین هزینه با هم ارتباط داخلی برقرار کنند.

برتری های تلفن داخلی نسبت به تلفن های خانگی

از جمله قابلیت های سانترال می توان به موارد زیر اشاره کرد:

• کنترل و مدیریت تمامی تماس ها
• برقراری ارتباط داخلی رایگان بین کارمندان شرکت
• اولویت بندی زمان خاص برای مکالمه افراد
• دارای سیستم های گویا
• کاهش هزینه در ارتباطات

نحوه ارتباط تلفن به خطوط شهری و خطوط داخلی

دستگاه سانترال به دو طریق می تواند به تلفن های داخلی مرتبط شود؛ یکی ارتباط با کابل و دیگری ارتباط از طریق شبکه است.

ارتباط شبکه ای سانترال، که به آن ارتباط تحت شبکه یا network گفته می شود، قابلیت های منحصر به فردی را برای سیستم تلفن داخلی فراهم می کند.

تعداد خطوط داخلی و شهری مورد نیاز

دستگاه سانترال باید به تعداد خطوط شهری که در اختیار شرکت یا سازمان است پورت ورودی داشته باشد. تعداد پورت های خروجی نیز به تعداد خطوط داخلی که مورد نیاز شرکت است بستگی دارد.

 میزان خطوط شهری مورد نیاز به میزان ترافیک تماس های ورودی و خروجی دستگاه بستگی دارد؛ مثلا یک شرکت با تعداد تماس متوسط به ازای حداقل هر سه کاربر یک خط شهری لازم دارد؛ یعنی اگر 21 کاربر (تلفن داخلی) دارد باید حداقل 7 خط شهری داشته باشد.

8 قابلیت سانترال (تلفن داخلی)

همان طور که گفته شد، دستگاه های سانترال -که از طریق آن ها ارتباطات داخلی ممکن می شود- قابلیت های منحصر به فردی دارند که آنها را از تلفن های خانگی متمایز می سازد. از همین رو برای شرکت ها و سازمان ها به صرفه تر است که به جای استفاده از تلفن های معمولی که در داخل خانه ها استفاده می شوند، با خرید یک دستگاه سانترال، بین کارمندان و اتاق های مختلف خطوط داخلی به وجود بیاورند.

این کار علاوه بر صرفه اقتصادی، یک سری امکانات و قابلیت ها برای مدیریت بهتر کارمندان در دسترس مدیران قرار می دهد، از جمله:

1- محدود کردن دسترسی ها برای برخی کاربران

دستگاه های سانترال با توجه به نوع و ظرفیتی که دارند کارایی هایی متفاوتی خواهند داشت.

مثلا می توان استفاده از خطوط شهری را برای بعضی از کارمندان غیرممکن کرد و فقط اجازه پاسخگویی تماس ها را به ایشان داد.

با فعال سازی قفل الکترونیکی که در دستگاه سانترال وجود دارد می توان این قابلیت را فعال یا غیرفعال کرد.

2- تنظیم ارتباط تماسهای ورودی به یک خط داخلی خاص

در دستگاه سانترال می توان تعیین کرد که در هر زمان (روز، شب و تایم نهار) تماس های ورودی -که از خط شهری برقرار می شوند- به کدام یک از داخلی ها وصل شوند.

برای تغییر دادن مود دستگاه، یک سری کدهای دستوری وجود دارد که برای هر مدل متفاوت می باشد. [آشنایی با کدهای دستوری سانترال]

3- سیستم هدایت تماس

در دستگاه های سانترال امکان ضبط پیام گویا برای معرفی داخلی ها امکان پذیر است؛ با استفاده از این قابلیت تماس گیرندگان با یک پیغام صوتی مواجه می شوند که داخلی های مختلف را به ایشان معرفی کرده و در نتیجه شخص تماس گیرنده می تواند بدون اینکه به منشی وصل شود -تنها با شنیدن این پیغام- از شماره داخلی کارمند مورد نظر اطلاع پیدا کرده و بدون نیاز به قطع کردن و برقراری مجدد تماس، با فشردن شماره مربوطه به کارمند مورد نظر هدایت شود.

می توان برای دستگاه شیفت های کاری مختلف تنظیم کرد که در صورت تماس افراد وضعیت فعلی داخلی ها را اعلام کنند.

4- کنفرانس تلفنی

در دستگاه های سانترال امکان مکالمه همزمان بین چند نفر امکان پذیر می باشد.

5- صفر بند و دو صفر بند

در این دستگاه ها قابلیت بستن 0 وجود دارد که برای صرفه جویی در هزینه تماس ها مورد استفاده قرار می گیرد. با بستن 0 هر داخلی فقط امکان تماس های داخل شهری امکان پذیر می باشد.

برای تلفن هایی که 00 آن ها بسته شده باشد امکان ارتباط با خارج از کشور وجود ندارد و فقط قابلیت ایجاد تماس با شماره های شهرستان و داخل شهر امکان پذیر می باشد.

البته در سانترال می توان استثنا در نظر گرفت مثلاً در حالت بسته شدن ۰ می توان تنظیم نمود که تماس با موبایل و یا کد شهر های خاصی آزاد باشد.

6- تایمر تلفن

دستگاه های سانترال برای صرفه جویی در هزینه این قابلیت را دارند که طول مدت خاصی را برای تماس ها تعیین کنند.

7- ضبط جزئیات مکالمه

قابلیت ثبت و پرینت از تمامی تماس های ورودی و خروجی در این دستگاه امکان پذیر است.

8- نمایشگر شماره تماس ورودی

برخلاف تلفن های خانگی، تلفن های متصل به دستگاه سانترال معمولا به طور پیش فرض کالر آیدی ندارند.

برای مشاهده و ذخیره تماس های ورودی تماس گیرندگان بر روی تلفن سانترال باید از کارت کالر آی دی استفاده شود.

در دستگاه های کم ظرفیت، هر یک عدد کارت می تواند شماره تماس های مربوط به ۳ خط شهری را نشان دهد؛ به عبارت دیگر اگر دستگاه سانترال شما از نوع کم ظرفیت بوده و به 6 خط شهری وصل باشد، باید دو کارت کالرآیدی خریداری نمایید.

در سانترال های پر ظرفیت هر یک عدد کارت کالر آیدی برای نشان دادن تماس های ورودی 8 خط شهری است.

[آشنایی با کارت کالر آیدی سانترال]

برای اطلاع از ویژگی ها و تفاوت های دستگاه های سانترال کم ظرفیت و پرظرفیت، مطلب «دستگاه سانترال چیست» را مطالعه نمایید.

برای خرید تلفن های داخلی به صفحه «گوشی سانترال» مراجعه نمایید.