در دنیای امروز که رقابت شدیدی بین کسب‌وکارها وجود دارد، شرکت‌ها به دنبال راه‌هایی هستند تا هزینه‌های خود را کاهش دهند و همزمان، کیفیت خدمات خود را حفظ کنند یا حتی بهبود بخشند. در زمینه ارتباطات، فناوری VoIP توانسته این اهداف را محقق کند.
ویپ برخلاف تلفن‌های سنتی که به خطوط ثابت و تجهیزات گران‌قیمت وابسته هستند، از اینترنت برای انتقال صدا استفاده می‌کند. نتیجه این تغییر، کاهش هزینه، افزایش انعطاف‌پذیری و دستیابی راحت به امکاناتی است که پیش‌تر گران و دور از دسترس بودند.
در این مقاله توضیح می‌دهیم، چگونه فناوری ویپ می‌تواند هزینه شرکت‌ها را کاهش دهد و در مقابل امکاناتی که به ما می‌دهد، چه نقطه ضعفی دارد.
مشاوره با کارشناسان ایده‌آل گستر
فناوری VoIP چگونه کار می‌کند؟
ویپ یک فناوری مدرن است که صدا را از طریق اینترنت منتقل می‌کند، نه از خطوط تلفن قدیمی. به زبان ساده، این سیستم صدای شما را به بسته‌های دیجیتال تبدیل می‌کند و از طریق اینترنت به مقصد می‌فرستد.
تجهیزات اصلی این سیستم شامل دستگاه سانترال ویپ، تلفن ویپ (که شبیه تلفن معمولی است اما به اینترنت متصل می‌شود) و گیت‌وی است.
تفاوت اصلی VoIP با سیستم‌های تلفن سنتی (PSTN) این است که برای راه‌اندازی مرکز تلفن یا همان سانترال، نیازی به کابل‌کشی جداگانه یا سخت‌افزارهای پیچیده ندارید. به عنوان مثال، اگر مجموعه شما از قبل، یک شبکه اینترنت مناسب داشته باشد، می‌توانید با استفاده از زیرساخت موجود و بدون سیم‌کشی جدید، سانترال ویپ (مرکز تلفن تحت شبکه) را راه بیندازید.
کاهش هزینه تماس‌ها با VoIP
اما فناوری ویپ چگونه می‌تواند هزینه شرکت‌ها را کاهش دهد؟ در ادامه، به اصلی‌ترین راه‌های کاهش هزینه توسط VoIP می‌پردازیم.
1. سرمایه‌گذاری کمتر
وقتی صحبت از راه‌اندازی یک سیستم تلفنی می‌شود، هزینه‌های اولیه معمولا شرکت‌ها را نگران می‌کند. سیستم‌های سنتی به کابل‌کشی اختصاصی نیاز دارند که زمان‌بر، پر دردسر و پر هزینه است. اما ویپ این وضعیت را تغییر داده. کافی است در مجموعه خود، شبکه کامپیوتری داشته باشید تا با استفاده از آن، به سادگی سیستم ویپ را به کار بیندازید.
هم‌چنین:
☎️ سانترال ویپ، مدیریت سرویس تلفن شما را برعهده دارد. برای تهیه آن چند راه مختلف را در پیش دارید، از جمله:
- می‌توانید یک دستگاه سانترال ویپ بخرید.
- می‌توانید نرم‌افزارهای سانترال مثل ایزابل را روی یک کامپیوتر یا سرور نصب کنید و از آن به عنوان دستگاه سانترال ویپ استفاده کنید.
- می‌توانید از سانترال مجازی بهره بگیرید که در این صورت، اساسا نیازی به دستگاه سانترال ویپ ندارید و سانترال در یک شرکت دیگر است و شما از خدمات ابری آن شرکت استفاده می‌کنید. در این روش، هزینه اولیه شما کاهش می‌یابد اما باید برای استفاده از خدمات، شارژ ماهانه بپردازید.
☎️ برای اتصال به سانترال ویپ بهتر است، تلفن ویپ (تلفن IP) تهیه کنید تا از امکانات متعدد آن برخوردار شوید. با این حال، برای کاهش هزینه‌ها می‌توانید سراغ سافت‌فون یا تلفن نرم‌افزاری بروید. برای آشنایی با آن می‌توانید مقاله تلفن نرم‌افزاری یا سافت‌فون چیست را مطالعه کنید.
☎️ اگر در مجموعه خود سیستم سانترال سنتی داشته‌اید و اکنون قصد دارید آن را به سانترال ویپ تغییر دهید، لازم نیست تلفن VoIP بخرید بلکه می‌توانید با تهیه یک دستگاه گیت‌وی FXS، تلفن‌های قدیمی خود را به سانترال ویپ وصل کنید.
مشاهده قیمت و خرید تجهیزات ویپ
2. تماس‌های ارزان‌تر، بهره‌وری بیشتر
اکنون که سیستم راه‌اندازی شده است، نوبت به هزینه‌های روزمره می‌رسد.
✔️ یکی از بزرگ‌ترین مزیت‌های ویپ، کاهش هزینه تماس‌ها است. در سیستم‌های سنتی، اگر تعداد تماس‌ها زیاد باشد یا اگر ناچار به برقراری تماس بین‌المللی یا راه دور باشید، قبض تلفن سنگینی برای شما صادر می‌شود؛ اما فناوری VoIP می‌تواند هزینه قبض تلفن را کاهش دهد.
✔️ هزینه کمتر برای تعمیرات و نگهداری، یک مزیت دیگر فناوری ویپ است. مرکز تلفن‌های قدیمی پر از قطعات مکانیکی بودند که هر چند وقت یک بار خراب می‌شدند و به تکنسین و قطعات یدکی نیاز داشتند. اما ویپ بیشتر مبتنی بر نرم‌افزار است و گاهی اوقات با یک به‌روزرسانی می‌توان مشکل آن را حل کرد.
✔️ ادغام ویپ با ابزارهایی مثل CRM (مدیریت ارتباط با مشتریان) باعث می‌شود، کارمندان سریع‌تر کار کنند و بهره‌وری آن‌ها افزایش یابد، که خود نوعی صرفه‌جویی غیرمستقیم است.
3. توسعه ساده‌تر با VoIP
تصور کنید شرکت شما در حال گسترش است: شعبه جدید، کارمندان بیشتر یا حتی تیمی که از راه دور کار می‌کند. در سیستم‌های سنتی، اضافه کردن یک خط جدید به معنای خرید سخت‌افزار، کابل‌کشی دوباره و صرف هزینه و زمان زیاد است. اما ویپ کار را ساده کرده است. با این فناوری، توسعه مرکز تلفن به سادگی تغییر تنظیمات در پنل مدیریت است. برای مثال، اگر می‌خواهید کارمندان جدیدی را استخدام کنید، کافی است تنظیمات را به‌روزرسانی کنید، بدون اینکه به زیرساخت فیزیکی اضافی نیاز باشد.
این انعطاف‌پذیری برای شرکت‌هایی که در چند شهر فعالیت دارند یا کارمندان دورکار دارند، بسیار مناسب است.
4. امکانات رایگان در ویپ
یکی از تفاوت‌های مهم ویپ با سیستم‌های قدیمی، امکاناتی است که ارائه می‌دهد. در سانترال‌های سنتی، خدماتی مثل صندوق صوتی، کنفرانس تلفنی، انتقال تماس یا حتی ضبط مکالمات معمولا با پرداخت هزینه اضافه فعال می‌شدند. برای مثال، برای یک کنفرانس تلفنی ساده، باید ماژول جداگانه‌ای خریداری می‌کردید یا اشتراک یک سرویس گران‌قیمت را می‌گرفتید.
اما در VoIP، این امکانات به‌صورت رایگان در بسته‌های استاندارد ارائه می‌شوند. تصور کنید با یک سانترال ویپ می‌توانید یک کنفرانس 10 نفره برگزار کنید، صف انتظار تشکیل دهید و تماس‌ها را هولد و ترانسفر کنید، بدون اینکه نیاز به پرداخت هزینه اضافه باشد.
این ابزارها نه‌تنها هزینه‌های مستقیم را کاهش می‌دهند، بلکه کارایی تیم را نیز بالا می‌برند. برای نمونه، یک تلفن گویا (IVR) می‌تواند جای کارمند پذیرش را بگیرد و هزینه‌های مربوط به نیروی انسانی را کاهش دهد.
آیا ویپ بدون نقص است؟
با وجود این همه مزیت، آیا VoIP هیچ مشکلی ندارد؟ نه! این فناوری کاملا بی‌نقص نیست. از آنجا که این سیستم به اینترنت وابسته است، اگر پهنای باند شما کم باشد، ممکن است کیفیت تماس کاهش یابد.
یک چالش دیگر، امنیت اطلاعات است. چون داده‌ها در اینترنت جابه‌جا می‌شوند، خطر هک شدن وجود دارد.
اما این مشکلات راه‌حل دارند. برای مثال، با تنظیمات QoS (کیفیت سرویس) می‌توان حتی در مواقعی که شبکه شلوغ است، تماس‌های شفاف و پایدار داشت. برای امنیت هم، پروتکل‌هایی مثل SRTP و TLS، داده‌ها را رمزنگاری می‌کنند و جلوی نفوذ را می‌گیرند. شرکتی که اینترنت خوب و یک تیم IT ماهر داشته باشد، می‌تواند این چالش‌ها را مدیریت کند.
مشاوره با کارشناسان ایده‌آل گستر
شماره تماس کارشناسان ایده‌آل گستر: 02181010
کلام آخر: کاهش هزینه‌ها با ویپ
فناوری VoIP یک راه‌حل مناسب برای کاهش هزینه شرکت‌ها و استفاده از امکانات متعدد است. ویپ به شرکت‌ها کمک می‌کند هم اقتصادی‌تر عمل کنند و هم حرفه‌ای‌تر به نظر برسند. انعطاف‌پذیری این سیستم نیز باعث می‌شود که در زمان رشد و توسعه مجموعه، با دردسر روبرو نشوید.
برای آشنایی بیشتر با این فناوری و رفع ابهامات، می‌توانید سوالات خود را در بخش نظرات با ما در میان بگذارید یا با کارشناسان ایده‌آل گستر تماس بگیرید.
ایده آل گستر
نمایندگی پاناسونیک
محصولات
مرکز تلفن
تلفن اداری
تلفن خانگی
دوربین مداربسته
فکس
ویدئو پروژکتور
تعمیرات پاناسونیک
دوره های آموزشی
تماس با ما