راهنمای کار با تلفن سانترال پاناسونیک

تلفن سانترال سال‌هاست که به عنوان یک بخش جدایی‌ناپذیر از میزهای کاری در شرکت‌ها، ادارات و سازمان در نظر گرفته می‌شود! این تلفن به کلی با آن‌چه که از تلفن‌های معمولی می‌شناسیم، تفاوت دارد و بر همین اساس، راهنمای کار با تلفن سانترال به یک ضرورت مهم تبدیل شده است!

هر کارمندی که قصد دارید بهترین استفاده را از تلفن سانترالی که در اختیار او قرار داده شده است، داشته باشد؛ باید با همه کلیدها، عملکردها و قابلیت‌های این دستگاه به صورت کامل آشنایی داشته باشد.

در این مقاله از بلاگ ایده آل گستر قصد داریم به راهنمای کار با تلفن سانترال پاناسونیک بپردازیم. اگر به تازگی با یکی از این تلفن‌ها آشنا شده‌اید، حتما تا پایان با ما همراه باشید.

تلفن سانترال چیست ؟

در ابتدا و برای آشنایی بیشتر شما عزیزان با این تلفن، به صورت اجمالی به معرفی تلفن سانترال می‌پردازیم. در یک تعریف کلی، می‌توان تلفن سانترال را یکی از انواع تلفن‌های ساخت شرکت پاناسونیک دانست که برای استفاده در مجموعه‌های کاری، تولید و روانه بازار شده است.

یک تلفن سانترال به جای اتصال به خط تلفن شهری، به یکی از خروجی‌های دستگاه یا باکس سانترال پاناسونیک وصل شده و بوق و دیتای خود را از این دستگاه می‌گیرد! بنابراین به تنهایی هیچ کاربردی ندارد و فقط در یک مرکز تلفن پاناسونیک است که دارای هویت می‌شود.

تلفن سانترال به گونه‌ای طراحی شده است که می‌تواند به صورت همزمان، چندین خط شهری را پشتیبانی نماید. بنابراین کارمندان با داشتن یکی از این تلفن‌ها، می‌توانند همه خطوط شهری مجموعه را برای برقراری تماس یا پاسخ دادن به مشتریان، کنترل نمایند.

از نظر کاربرد، تلفن‌های سانترال پاناسونیک به 3 دسته زیر تقسیم می‌شوند:

• تلفن آنالوگ
• تلفن هیبرید
• تلفن دیجیتال

تلفن آنالوگ در واقع همان تلفن معمولی است که در منازل مورد استفاده قرار می‌گیرد. بعضی از سانترال‌های پاناسونیک دارای خروجی آنالوگ بوده و به این ترتیب، امکان استفاده از یک تلفن آنالوگ در مجموعه‌های کاری را هم فراهم می‌نمایند.

دو مدل دیگر یعنی تلفن‌های دیجیتال و هیبرید به لحاظ کاربری و ظاهر کاملا شبیه به همدیگر هستند؛ البته با یک تفاوت مهم:

در حقیقت، هر تلفن سانترال حاوی یک خط داخلی است که از طریق آن، همه خطوط شهری را در اختیار کارمند قرار می‌دهد. این داخلی همان شماره‌ای است که توسط باکس سانترال و در زمان برنامه‌ریزی، به هر کارمند اختصاص داده می‌شود.

راهنمای کار با تلفن سانترال پاناسونیک

اکنون که به صورت کلی با عملکرد و تعریف تلفن سانترال آشنا شدیم، نوبت آن است که روش کار با این دستگاه را هم بررسی نماییم. در همان نگاه اول، متوجه برخی از کلیدها روی صفحه کلید این تلفن خواهید شد که آن‌ها را روی تلفن‌های آنالوگ ندیده‌اید. این کلیدها عبارتند از:

• کلید TRANSFER برای انتقال تماس در داخل مجموعه (به یک داخلی دیگر)
• کلید HOLD برای نگه‌داری تماس در پشت خط و رسیدگی به یک تماس یا کار دیگر
• کلید AUTO ANS برای پاسخ‌گویی بدون دخالت دست
• کلیدهای کنسول برای ذخیره شماره‌ها جهت دسترسی سریع
• کلید REDIAL برای تکرار تماس
• کلید MESSAGE برای دسترسی به پیام‌های متنی (که البته در ایران این قابلیت معمولا فعال نیست)
• کلید ناوبری چهار جهته برای حرکت سریع در میان تنظیمات و بخش‌های مختلف
• کلید CONF برای برقراری کنفرانس‌های صوتی
• کلید AUTO DIAL برای برقراری تماس بدون دخالت دست
• کلید STORE برای ذخیره تنظیمات مختلف
• …

در تصویر زیر می‌توانید محل قرارگیری این کلیدها را روی تلفن سانترال KX-DT346 مشاهده نمایید:

البته باید به این نکته هم توجه داشته باشید که برخی از کلیدها، ممکن است روی تعدادی از تلفن‌های سانترال وجود داشته باشند و روی عده‌ای دیگر، تعبیه نشده باشند! این موضوع به قابلیت‌های انواع مدل‌های تلفن سانترال پاناسونیک باز می‌گردد.

در ادامه، با برخی از قابلیت‌های مهم تلفن سانترال پاناسونیک و چگونگی استفاده از آن‌ها آشنا خواهیم شد:

قابلیت‌های مهم تلفن سانترال

حالا وقت پاسخ دادن به یک سوال مهم است: تلفن سانترال چه قابلیت‌هایی دارد و چگونه باید از آن‌ها استفاده کنیم؟ برای پیدا کردن پاسخ این سوال، در ادامه با ما در بلاگ ایده آل گستر همراه باشید:

برقراری تماس با تلفن سانترال 

یک تلفن هرچقدر هم که پیشرفته باشد، در نهایت برای یک هدف طراحی و روانه بازار می‌شود: برقراری تماس و پاسخ دادن به تماس‌های ورودی! تلفن سانترال پاناسونیک هم از این قاعده مستثنی نیست.

اگر قصد برقراری تماس از طریق تلفن سانترال را داشته باشید، 2 گزینه پیش روی شما قرار خواهد داشت:

• تماس با شماره‌های داخلی (سایر همکاران)
• تماس با شماره‌های خارجی (شماره‌های خارج از سازمان)

همان‌طور که در ابتدای مقاله و در تعریف تلفن سانترال هم اشاره شد، هر کارمند در مرکز تلفن پاناسونیک، دارای یک شماره داخلی است. بنابراین کارمندان دیگر و حتی مشتریان، از طریق این شماره داخلی، می‌توانند با او تماس بگیرند.

اگر هم قصد دارید با یک شماره خارجی (خارج از مجموعه) تماس بگیرید، باید ابتدا خط آزاد کنید. این کار معمولا با وارد کردن عدد 0 یا 9 اتفاق می‌‌افتد. سپس اولین خط شهری آزاد در اختیار شما قرار گرفته و می‌توانید مانند تلفن‌های عادی، شماره فرد مورد نظر را شماره‌گیری نمایید.

انتقال تماس 

یکی از جذاب‌ترین و مهم‌ترین قابلیت‌های تلفن سانترال، امکان انتقال تماس (Transfer) است. با استفاده از این ویژگی، شما می‌توانید تماس ورودی را به یکی دیگر از داخلی‌های مجموعه، انتقال دهید.

کلید TRANSFER دقیقا به همین منظور روی صفحه کلید تلفن‌های سانترال، تعبیه شده است. برای انتقال یک تماس، کافیست ابتدا این کلید را فشار داده و سپس شماره داخلی مورد نظر را وارد کنید.

بعد از انتقال تماس، تلفن سانترال مقصد (کارمندی که تماس به او انتقال داده شده است) زنگ می‌خورد و او می‌تواند تماس را دریافت کند. اکنون تنها کاری که باید انجام دهید این است که گوشی تلفن را سر جای خود بگذارید!

هولد تماس 

فرض کنید در یک مکالمه تلفنی هستید و به صورت همزمان، باید جواب یک مشتری حضوری را هم بدهید. در این صورت می‌توانید تماس را برای چند لحظه، نگه‌دارید تا قطع نشود و بتوانید مکالمه را بعد از پاسخگویی به مشتری حضوری، دوباره ادامه دهید.

کلید HOLD به این منظور، روی صفحه کلید تلفن سانترال قرار داده شده است. با فشار دادن این کلید، تماس قطع نمی‌شود؛ اما دیگر صدای شما برای فرد پشت خط، پخش نمی‌شود. در این مواقع، معمولا پیغام “لطفا منتظر بمانید” برای فردی که پشت خط است، پخش خواهد شد.

برقراری کنفرانس صوتی 

البته باید به این نکته توجه داشته باشید که قابلیت برقراری کنفرانس‌های صوتی، روی همه تلفن‌های سانترال تعریف نشده است. اگر تلفن شما دارای کلید CONF باشد، نشان دهنده پشتیبانی کردن از برقراری کنفرانس‌ است.

کنفرانس صوتی در تلفن‌های مختلف، می‌تواند سه، چهار، پنج و … طرفه باشد. به این معنی که بسته به مدل تلفن سانترال خود، می‌توانید بیش از سه نفر را در یک کنفرانس صوتی دعوت کنید.

ذخیره شماره در کنسول 

برخی از تلفن‌های سانترال در گوشه سمت راست خود، دارای یک کنسول با چند کلید (8، 12، 24 و …) هستند. شما می‌توانید شماره‌ داخلی سایر همکاران، شماره خط شهری و … را روی این کلیدها ذخیره نمایید.

بعد از ذخیره کردن شماره روی این کلیدها، فقط کافیست کلید مربوطه را فشار دهید تا تماس در سریع‌ترین حالت ممکن، برقرار شود. به همین دلیل است که به این کنسول، شماره‌گیر سریع نیز گفته می‌شود.

پاسخ‌گویی خودکار 

روی صفحه کلید تلفن سانترال، یک کلید با عنوان AUTO ANS دیده می‌شود. با فشار دادن این کلید، پاسخ‌گویی خودکار به تماس‌ها فعال شده و بلافاصله بعد از دریافت تماس ورودی، از طریق اسپیکر، مکالمه برقرار می‌شود.

البته باید به این نکته هم توجه داشته باشید که قابلیت پاسخ‌گویی خودکار تنها برای تماس‌های داخلی، فعال می‌شود. بنابراین اگر یک مشتری با شما تماس بگیرد، نمی‌توانید با AUTO ANS به او پاسخ دهید.

ایده آل گستر نمایندگی تلفن سانترال پاناسونیک

شرکت ایده آل گستر به عنوان مرکز مجاز محصولات مخابراتی و اداری پاناسونیک، سال‌های سال است که در زمینه عرضه تلفن سانترال به مشتریان خود، یک نام آشنا و پیشرو به شمار می‌رود.

توجه داشته باشید که همکاران ما در ایده آل گستر، همواره این آمادگی را دارند که کلیه مشاوره‌های قبل از خرید را به صورت کاملا رایگان و البته تخصصی، در اختیار شما عزیزان قرار دهند.

کلام آخر

تلفن سانترال یکی از اجزای مهم مرکز تلفن پاناسونیک است که به منظور استفاده در مجموعه‌های کاری، طراحی و روانه بازار شده است. با داشتن آگاهی و دانش کافی، می‌توانید به راحتی از تمام قابلیت‌های این دستگاه، استفاده نمایید.

در این مقاله به ارائه راهنمای کار با تلفن سانترال پرداختیم. در صورتی که همچنان در این رابطه سوال یا ابهامی دارید، حتما در بخش نظرات با ما در میان بگذارید تا در اولین فرصت، پاسخ‌گوی شما عزیزان باشیم.