راه‌اندازی تلفن گویا برای سانترال ۸۲۴ + (تنظیم گویا برای شیفت‌ها)

راه‌اندازی تلفن گویا (دیزا) در سانترال پاناسونیک مدل‌های TES / TEM 824 یکی از روش‌های مهم برای بهبود مدیریت تماس‌ها و کاهش هزینه‌های ارتباطی در کسب‌وکارها است. این قابلیت به کاربران امکان می‌دهد تماس‌های ورودی را به‌صورت خودکار به بخش‌های مختلف هدایت کنند و تجربه‌ای حرفه‌ای‌تر برای مشتریان ایجاد نمایند. در این مقاله، به‌صورت گام‌به‌گام و عملی، نحوه فعال‌سازی تلفن گویا روی این سانترال‌ها را بررسی می‌کنیم.

دستگاه سانترال TES / TEM 824 به‌طور پیش‌فرض از یک کانال دیزا پشتیبانی می‌کند، اما با افزودن کارت TE82491 می‌توان ظرفیت آن را افزایش داد. در این مطلب، تنظیمات اولیه، ضبط پیام دیزا و نرم‌افزار مخصوص برنامه‌ریزی را توضیح خواهیم داد. اگر قصد دارید بدون پیچیدگی‌های فنی، تلفن گویای سانترال خود را راه‌اندازی کنید، این راهنما را تا انتها دنبال کنید.

انتخاب پیغام دیزا برای خطوط شهری

(برنامه ریزی پیغام گویا برای شیفت های کاری سانترال 824)

برای راه‌اندازی تلفن گویا (دیزا) در سانترال پاناسونیک ۸۲۴، ابتدا باید مسیر خطوط شهری را مشخص کرده و تعیین کنیم که در چه زمان‌هایی چه پیغامی برای تماس‌گیرندگان پخش شود.

۱. تنظیم مسیر خطوط شهری برای دیزا

برای این کار، باید به بخش 3. CO سپس 1. Line Mode نرم‌افزار تنظیمات سانترال مراجعه کرده و در آنجا مسیر خطوط شهری را برای پخش پیغام دیزا مشخص کنیم. همان‌طور که در تصویر مشاهده می‌شود، امکان تعیین پیغام‌های مختلف برای هر خط شهری در زمان‌های متفاوت وجود دارد.

این قابلیت به مشتریان کمک می‌کند تا هنگام تماس با شرکت، بسته به ساعت کاری و وضعیت شرکت، پیام متناسب را بشنوند و سریع‌تر به بخش‌های موردنظر متصل شوند.

در این مرحله، باید مشخص کنیم که کدام پیغام دیزا برای کدام خط شهری و در چه بازه زمانی پخش شود. این امکان وجود دارد که برای هر بازه زمانی، یک پیام جداگانه تنظیم کنیم تا متناسب با فعالیت شرکت در آن بازه، اطلاعات درستی به تماس‌گیرندگان ارائه شود.

به عنوان مثال:

• در ساعات کاری، پیام OGM1 با این مضمون پخش شود:
  «شما با شرکت … تماس گرفته‌اید. لطفا برای ارتباط با پشتیبانی عدد ۱، برای ارتباط با فروش عدد ۲ را فشار دهید.»
• در ساعات غیرکاری، پیام OGM4 با این مضمون پخش شود:
  «ساعات پاسخگویی از ۸ صبح تا ۵ بعدازظهر است. لطفا در این ساعات تماس حاصل فرمایید.»

با این روش، تماس‌های خارج از ساعات کاری مدیریت شده و مشتریان به‌درستی راهنمایی می‌شوند.

برای اعمال این تنظیمات:

1. در مقابل هر خط شهری، گزینه DISA را فعال کنید.
2. در ستون Detail، شماره OGM مربوط به پیام موردنظر را برای هر بازه زمانی وارد نمایید.

نتیجه: اگر فردی در ساعات روز تماس بگیرد، برای او پیغام OGM1 و در ساعات شب، OGM4 پخش می‌شود.

اهمیت زمان‌بندی در تنظیمات دیزا

این روش امکان پخش پیام‌های متفاوت در ساعات مختلف شبانه‌روز را فراهم می‌کند و از از دست رفتن تماس‌های مهم جلوگیری می‌نماید. همچنین، تنظیمات هوشمندانه باعث می‌شود که در زمان‌های تعطیلی شرکت، تماس‌ها به مسیرهای مشخص هدایت شوند و ارتباط مؤثر با مشتریان حفظ شود.

با رعایت این مراحل، می‌توانید به‌راحتی تلفن گویای سانترال پاناسونیک ۸۲۴ را راه‌اندازی کرده و از مزایای آن بهره‌مند شوید.

تنظیم مسیر تماس پس از پخش پیغام دیزا در سانترال ۸۲۴

در بخش 7. DISA سپس 1. Automated Attendant نرم‌افزار سانترال، می‌توان تعیین کرد که مشتریان پس از شنیدن پیام دیزا چگونه به مقصد موردنظر خود متصل شوند. این بخش دو حالت دارد:

1. حالت بدون امکان انتخاب (Without AA)
2. حالت با امکان انتخاب (With AA)

۱. حالت Without AA (بدون انتخاب شماره داخلی)

در این حالت، مشتری فقط پیام دیزا را می‌شنود و امکان شماره‌گیری داخلی‌های مختلف را ندارد. این گزینه زمانی استفاده می‌شود که پیام ضبط‌شده صرفا جهت اطلاع‌رسانی باشد و نیازی به هدایت تماس به بخش‌های مختلف نباشد.

فعال‌سازی با تلفن ۷۷۳۰:
برای فعال‌سازی این حالت از طریق حالت برنامه‌ریزی سانترال، باید کد ۵۰۰ را وارد کنید.

۲. حالت With AA (با امکان انتخاب داخلی)

در این حالت، مشتری پس از شنیدن پیام دیزا، می‌تواند با فشردن دکمه‌های ۰ تا ۹ به بخش‌های مختلف متصل شود.

فعال‌سازی با تلفن ۷۷۳۰:
برای فعال‌سازی این حالت، ابتدا باید کد ۵۰۱ را در حالت برنامه‌ریزی دستگاه وارد کنید. سپس می‌توان تنظیمات مربوط به تخصیص دکمه‌های ۰ تا ۹ را انجام داد.

تنظیم عملکرد کلیدهای شماره‌گیری در حالت With AA

پس از انتخاب گزینه With AA در نرم‌افزار سانترال، باید عملکرد کلیدهای ۰ تا ۹ را متناسب با برنامه‌ریزی سیستم و نوع پیام دیزا تعیین کنیم. این تنظیمات مشخص می‌کند که مشتریان پس از شنیدن پیام دیزا، با فشردن هر کلید به کدام بخش متصل شوند.

مراحل تنظیم کلیدهای عددی در تلفن گویا سانترال

1. ویرایش عملکرد کلیدها

• برای تغییر عملکرد هر عدد، می‌توان روی آن دابل کلیک کرد یا از گزینه Edit استفاده نمود.
• پس از انتخاب، یک پنجره جدید باز می‌شود که در آن می‌توان مسیر تماس‌ها را مشخص کرد.

2. اتصال به داخلی مشخص

• اگر مشتری با فشردن یک عدد باید به یک داخلی خاص متصل شود، شماره داخلی را در بخش Extension وارد کنید.

3. اتصال به گروه داخلی‌ها

• در صورتی که تماس باید به یک گروهی از داخلی هدایت شود، شماره گروه موردنظر را در بخش مربوطه وارد نمایید.

4. استفاده از حالت چندمرحله‌ای (۲-Level AA)

• گزینه ۲-Level AA برای پیاده‌سازی تلفن گویای چندمرحله‌ای استفاده می‌شود.
• در این حالت، مشتری پس از فشردن یک کلید، به یک منوی دیگر هدایت شده و گزینه‌های جدیدی در اختیار خواهد داشت.

نحوه ضبط پیغام‌های دیزا در سانترال پاناسونیک KX-TES824

یکی از کارهای مهمی که برای فعال‌سازی تلفن گویا باید انجام دهید این است که، ابتدا یک یا چند پیغام روی سانترال KX-TES824 ضبط کرده و آن‌ها را بر اساس نیاز خود به خطوط شهری اختصاص دهید. اگر این کار را انجام ندهید، پیغامی هم برای مشتریان پخش نخواهد شد و تماس‌های ورودی همچنان مانند قبل برقرار می‌شوند.

نحوه ضبط پیغام دیزا

دقت کنید که ضبط پیغام دیزا از طریق جک ۰۱ (که معمولا به داخلی ۱۰۱ یا داخلی دیگری متصل است) انجام می‌شود. سعی کنید عملیات ضبط را در مکانی بدون سر و صدا انجام دهید.

مراحل ضبط پیغام دیزا روی تلفن مدل 7730

1. کلید PROGRAM را فشار دهید.
2. عدد 91 را وارد کنید.
3. روی نمایشگر، درخواست انتخاب شماره دیزا (OGM) از ۱ تا ۸ ظاهر می‌شود.
4. شماره پیغام موردنظر را وارد کنید.
5. پس از تأخیر کوتاه، ضبط پیغام آغاز می‌شود.
6. با شروع تایمر، پیغام خود را ضبط کنید.
7. برای ذخیره پیغام، کلید STORE را فشار دهید.

پس از ضبط، پیغام به‌طور خودکار از طریق تلفن سانترال ۷۷۳۰ پخش خواهد شد.

نحوه گوش دادن به پیغام‌های ضبط شده

برای شنیدن پیغام‌های ضبط‌شده در مراحل مختلف:

1. کلید PROGRAM را فشار دهید.
2. عدد 92 را وارد کنید.
3. شماره پیغام OGM موردنظر را وارد کنید.

حذف پیغام‌های ضبط شده

برای پاک کردن یک پیغام ضبط‌شده، از دستور زیر استفاده کنید:

کلام آخر